2020
09.30
不動産管理会社のオーナーアプリ活用術

不動産管理会社のオーナーアプリ活用術

アプリケーション

山のような報告書類や電話対応など、不動産賃貸管理では未だアナログ的な業務が散見されます。忙しいオーナー様と電話での対応が困難であったり、毎月行う報告業務における印刷・郵送業務の煩雑さ、使われていないメールアドレスを使用することでの連絡漏れなど、アナログ的な対応では、管理物件が多くなればなるほど限界が見えてきます。

本記事では、こういった課題を解決するシステムとして最適な、オーナーアプリについて解説します。

オーナーアプリとは?

オーナーアプリとは?

「オーナーアプリ」とは、不動産管理会社とオーナー様をつなぐものです。不動産管理会社はクラウド型システムを、オーナー様はモバイルアプリやWEBサイトを導入することで、以下のようなさまざまなコミュニケーションが簡単にできる業務支援アプリです。

  • 賃貸管理における家賃報告
  • 管理業務の報告
  • リフォームの提案

不動産管理会社に提供されるクラウド型システム

不動産管理会社に提供されるシステムは、オーナー様とのコミュニケーション(チャット)、収支報告、電子契約、オーナー様への承認ワークフローなど、さまざまな機能があります。

アプリを活用することで、これまで紙と電話で対応していた煩雑な業務をスマートフォンで一元化できます。またシステムを導入することで、現在使用しているのか不明なメールアドレスの存在をその都度電話で確認する手間もなくなり、不動産管理会社の業務改善やオーナー様とのコミュニケーション促進が可能になります。

さらに、基幹システムとの連携や家賃決済システムとの連携も可能であり、経営の効率化を図ることで収益アップにもつながっていきます。

オーナーに提供されるモバイルアプリ・Webサイト

オーナー様がスマートフォン等にインストールするアプリは、不動産管理会社から、家賃報告、管理業務の報告、リフォームの提案などさまざまなコミュニケーションを可能とする機能を有しています。

オーナーアプリを活用すべき理由

オーナーアプリを活用すべき理由

オーナーアプリを活用すべき理由として、以下が挙げられます。

  • 業務効率化を図れる
  • オーナー様の満足度の向上を図れる
  • アプリを通じたオーナー様への提案機会の増加を図れる

業務効率化を図れる

アプリやWebサイトを利用した収支報告により、これまで毎月行っていた印刷業務・封入業務・郵送業務がなくなるだけでなく、人件費を含む諸経費を大幅に減らすことができます。

また、オーナー様への報告および承諾がすべてシステム上で行えるため、効率化が図れることはもちろん、業務の見える化が実現し、管理業務の生産性が飛躍的に向上します。

オーナー様の満足度の向上を図れる

アプリを活用することで、オーナー様はいつでもどこからでも資産情報を確認することができるようになります。また、確定申告等に利用できるデータも簡単にダウンロードできます。さらに、不動産管理会社からの確認事項をワンクリックで承諾できるという点もオーナー様の満足度向上につながります。

特に忙しいオーナー様はなかなか電話に出られないことが多いため、コミュニケーションツールのLINEのようなチャット形式で対応できる点はとても有用です。

オーナー様の利便性向上と満足度がアップすることにより、さらなる管理獲得や管理離れ防止にも役立ちます。

アプリを通じたオーナー様への提案機会の増加を図れる

アプリがオーナー様との接点となり、各種セミナーの案内や他の物件の紹介、附帯商品の提案が簡単に行えるようになります。

また、そこで蓄積されたデーターは、事業戦略や販売戦略にも活かせる貴重な資産となります。

オーナーアプリの機能

オーナーアプリの機能

オーナーアプリには、以下のような便利な機能があります。

  • 収支明細・報告書の電子化
  • チャット利用
  • ワークフロー機能
  • 多言語対応
  • AIを利用した不動産価値・賃料査定

収支明細・報告書の電子化

毎月の収支明細を、ワンクリックでオーナー様に共有できます。オーナー様は、管理委託している保有物件のポートフォリオと収支情報を過去に遡りグラフ形式で閲覧できます。

また、フォーマルな形式の収支報告書もアプリやパソコン上で閲覧しダウンロードもできるので、確定申告等の資料としても利用できます。

実際に収支報告書の郵送から、アプリやWebでの収支共有に切り替える不動産管理会社が増えています。

チャット利用

不動産管理会社内での管理部門と売買部門の連携や、退職した社員のオーナー様への対応履歴などを社内で共有することは、オーナー様へのサービス向上に不可欠といえます。

チャット機能を活用することで関係者全員が情報を共有し、よりスムーズな連携が可能となります。また、オーナー様一人ひとりとのコミュニケーションはもちろん、全オーナー様への緊急連絡や一定のグループごとにセミナー案内をするなど、さまざまな場面において活用できます。

オーナー様にとっても、メッセージがスマートフォンに通知がされるので、見落とすことなく返信ができるので安心です。

ワークフロー機能

ワークフロー機能により、入居募集・修繕・退去・契約更新に伴うオーナー様への報告・承諾を効率化できます。

入居申込みや修繕の見積り確認、募集条件の確認など、不動産管理会社からオーナー様に連絡する事項は多岐にわたります。そういった報告や承諾などのコミュニケーションを、シンプルなカード形式でオーナー様に送信し、オーナー様もワンクリックで返答が可能となります。忙しく電話では対応が困難なオーナー様であっても簡単に回答ができるため、大変便利な機能といえるでしょう。

また、ワークフロー機能を使ってオーナー様に連絡した履歴は、誰に・どの物件を・どのような目的で連絡したのか、オーナー様の返答の履歴など、すべて一元管理が可能となります。不動産管理会社は、対応履歴など正確に確認をした上で、現時点における的確な対応が瞬時に行えるようになるため、大幅な業務効率化が可能となります。

入居者募集においては、リーシング条件に関するコミュニケーションを支援し、賃料や管理・共益費、敷金、礼金などの確認と承認が可能です。入居希望者へのタイムリーな対応により、優良な入居者を逃しません。

修繕業務においては、玄関ドアやバルコニーの工事、外壁の塗装や水道管のメンテナンスなど、修繕内容と費用の見積りに対するオーナー様への確認が行えます。

テナント退去時に発生する清掃や修理などの原状回復工事の見積りもこの機能で可能となります。そのほか、鍵の交換やリニューアル費用に関する案内も行えます。原状回復工事の見積りの見える化は、退去時における無用な紛争を防止するうえでとても役立つものです。

契約更新においては、その連絡や更新料の確認を行うことができます。また、それに伴う火災保険の更新や賃料の値上げまたは値下げなどのご確認にも活用できます。

管理戸数が増えると、修繕見積などの承諾依頼のやりとりが月に数百件以上になることもあります。ワークフロー機能を活用することで、大量の承認も管理画面から処理できるようになるため、ミスの防止にも繋がります。

多言語対応

多言語機能により、海外物件や海外オーナー様への対応も可能となります。

日本語で登録した物件情報や収支情報の項目は、システムが他の言語の対訳を参照することにより、オーナー様はアプリ表示を任意の言語に切替えることが可能です。一方で、海外の物件を管理している現地部門が英語で登録した情報を、日本人オーナーに日本語で報告することもできます。

多言語に対応しているため、海外の投資家からも直接その管理の依頼を受けることが可能となります。

AIを利用した不動産価値・賃料査定

AIを利用した不動産価値・賃料査定により、募集賃料の承諾や売却の提案などにおいて、迅速かつ的確な不動産価値・賃料査定を行うことができます。

オーナー様が物件を売却したいというニーズにもいち早く捉えることができるため、不動産管理会社が仲介となり次のオーナー様を探したり、次のオーナー様とも契約を継続させたりすることも可能となります。

オーナーアプリ導入の流れ

オーナーアプリ導入の流れ

オーナーアプリを提供する会社に問い合わせ、導入を検討しましょう。無料プランなどもあるので、まずは無料プランでさまざまな機能を体感したうえで有料のシステムを導入することも可能です。

まとめ

オーナーアプリを活用することで、アナログ業務を削減し、業務効率化とコスト削減を実現できます。その結果、オーナー様の満足度が向上し、管理戸数拡大へつながります。

さらに、アプリを活用した、オーナー様への新たな提案機会を得ることにもつながるので、近い将来、不動産管理業界ではオーナーアプリの導入が当たり前の状況になっていくものと予測されます。

記事を書いた人

田中謙次

田中謙次

不動産取引法務を専門とするビジネススクールを経営。

多くの企業に講師を派遣し、研修事業をプロデュース。

宅地建物取引士、賃貸不動産経営管理士、管理業務主任者などの教科書や問題集を執筆し市販。社会人が学べる不動産専門の大学を作るために邁進。


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