おすすめの賃貸管理ソフト5選｜賃貸管理ソフトの必要性と選び方

2023年5月10日

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賃貸管理ソフトは不動産管理会社にとって強力な武器になり得るツールの一つです。今まで、賃貸物件の管理を手で打ち込むなど手作業で管理していた会社が導入すれば、大幅な業務の効率化を図ることが可能です。賃貸管理ソフトは機能性・操作性や導入後のサポート体制などがどうなっているかを意識して選ぶことで、自社に適したソフトの選択ができます。

賃貸管理ソフトは不動産管理会社にとって強力な武器になり得るツールの一つです。今まで、賃貸物件の管理を手で打ち込むなど手作業で管理していた会社が導入すれば、大幅な業務の効率化を図ることが可能です。

テクノロジーの導入に対して抵抗があったり、不安があったりする会社こそ賃貸管理ソフトはおすすめします。

また、おすすめの賃貸管理ソフト5種類をピックアップしているので、これから導入を検討している方も参考にしてみてください。

賃貸管理ソフトとは

パソコンを操作する手と家の模型の写真

賃貸管理ソフトとは、不動産管理会社の賃貸管理業務を効率化・システム化するためのツールです。賃貸管理ソフトでは情報の一元化や自動入力などをすることが可能で、従業員間の情報の透明化や事務作業の時間短縮を図ることが出来るようになります。

賃貸管理ソフトでできる管理は具体的に以下の通りです。

物件管理
入出金管理
契約管理
各種帳票出力
修繕情報管理
請求書作成

賃貸管理ソフトを導入していない場合、賃貸管理はExcelなどの表計算ソフトを使って人の手で打ち込む場合がほとんどですが、導入することで打ち込み作業などがほぼ自動で行うことが可能です。また、家賃の入出金や顧客の個人情報の管理など経営に大きく影響する部分でも安心して管理することができます。

賃貸管理ソフトの必要性

賃貸管理ソフトを導入していない管理体制の場合、管理戸数や業務量が一定量を超えると、二重入力や入力ミスが目立ち始めたり、「管理するファイルが重い…」「同じ名前の管理ファイルが複数ある…」といった問題が発生したりする可能性が高くなります。

上記のような問題は『顧客の信頼性』『会社経営』に大きく影響を与えるので必ず防ぎたい問題ですし、発生すると後処理が非常に厄介です。

そうならないためにも、賃貸管理ソフトの導入は会社の信頼性・経営を維持するためには必要なことと言えるでしょう。また、『ペーパーレス化』を推進する傾向が強まりつつある現代において、管理ソフトの導入によるデータ化は社会貢献の面においても効果的です。

賃貸管理ソフトのメリット

パソコンを操作するスーツ姿の男性の写真

賃貸管理ソフトを導入するメリットは以下の通りです。

業務効率が上がる
データ紛失や手作業によるミスを最小限に抑える
法律・税制に合わせて機能を拡張・発展が可能

導入することによって業務効率が上がりミスが減るだけでなく、最新のシステムをアップデート出来るからこそ、その時代の制度に合わせて管理システムを拡張・発展させることができます。

また、利用方法次第ではすべてのメリットを享受せず、自身の会社に合ったメリットだけを享受することも可能です。

業務効率が上がる

賃貸管理ソフトを導入することで業務効率を上げることが可能です。管理ソフトでできる業務は以下のようなものがあります。

チラシや契約書・請求書などの書類作成
家賃の入出金
修繕管理
更新手続き
入居者やオーナーへの連絡

契約者やオーナーなどの情報を管理するだけでなく、書類作成や更新手続きなどもシステムで実施できるので管理会社が行う業務全般の効率化を図ることが可能になります。

また、不動産業界で問題として取り上げられることの多い『情報の不透明さによる業務の属人化』を、管理ソフト導入によって情報の透明化が可能になり属人化の防止を進められます。これにより、担当者不在による業務の中断が発生しなくなり、さらに業務の効率化を図ることが可能です。

データ紛失や手作業によるミスを最小限に抑える

賃貸管理ソフトを導入すると、データ紛失やミスなどのリスクを最小限に抑えられます。なぜなら、賃貸管理ソフトの導入は業務の自動化やタスクの通知設定が可能なため、更新手続きの失念や入出金の金額ミス、期日の勘違いといったヒューマンエラーの防止ができるからです。

もし、紙媒体やExcelなどの人の手による作業ならば、データの紛失・破損やヒューマンエラーのリスク管理は容易ではありません。繁忙期であれば、そのリスクはなおさら高まります。

法律・税制に合わせて機能を拡張・発展が可能

不動産業務は法律の改正や税金制度の影響を大きく受けるので、変化がある度に書類の記載や管理方法を柔軟に対応していく必要があります。

賃貸管理ソフトではこういった法律の改正・税制の変化に対して、定期的なアップデートによって最適化を行うことが可能です。

もちろん、従来であっても人の手によってデータの変更やファイルの書き換えなどを実施していくことは問題なく行われていました。しかし、変化する制度に対して一つ一つその都度対応することは意外にも大変な作業なので、対応作業をアップデートによって自動で行ってくれる管理ソフトは大きなメリットと言えるでしょう。

賃貸管理ソフトのデメリット

パソコンで文字を打つ手元の写真

賃貸管理ソフトを導入することによるデメリットは以下の通りです。

システム化に抵抗を感じる人がいる
扱いに慣れるまで時間がかかる可能性がある

やはりソフトなどのテクノロジーを導入することによる一番のデメリットは『扱いづらさ』と『抵抗感』が際立ちます。

基本的に操作方法は複雑化していない場合がほとんどなので、導入に対して過度な不安を抱える必要はありません。しかし、従業員によっては「そもそも電子機器が嫌だ」という考えをお持ちの方も少なからずいらっしゃるので、導入を検討する場合はどのように社内に浸透させていくかを販売員の方と慎重に話し合うことが必要になるでしょう。

システム化に抵抗を感じる人がいる

従来、紙媒体やExcelなどによる管理を行ってきた従業員にとって、システム化によりいきなり業務内容がガラッと変わってしまうと抵抗を感じる人がいる場合があります。これに限っては、どの企業においても発生する可能性がある問題なので、導入時に抵抗を感じる従業員のフォローをどのようにしていくかを事前に考えておくことが重要です。

具体的な方法として、各従業員に対して『導入する価値』や『導入する必要性』を説明して、理解を得るようにするなどがあります。

扱いに慣れるまで時間がかかる可能性がある

上記のように『システム化に抵抗を感じる人』が仮にいなかったとしても、そもそもソフトの利用自体は初めて行うので扱い方を覚えるのに時間がかかる可能性があります。

企業の発展を目指すうえで新たなシステムの導入は避けられません。なので、導入後に扱いの不慣れによるトラブルの懸念を少しでも抑えるべく、導入前にシステム内容を把握する講義をしたり、カスタマーに相談できる環境を整えたりして、事前の準備をしておくことが大切です。

賃貸管理ソフトを選ぶ際に注目すべき4つのポイント

パソコンを使用している男性の写真

賃貸管理ソフトを提供している企業は数多くあります。その多くの中から自社に合った最適のソフトを選ぶのは簡単ではないです。

とはいえ、以下で挙げるポイントを意識してソフトを選べば、ただ選ぶよりも目安が出来て自社に適したソフトを選びやすくなります。

【ソフト選びで注目すべきポイント】

機能・操作性
会計システムとの連携
サポート体制
予算や環境に応じた導入体系か

まずはどのポイントを重視してソフトを選びたいか決めていきましょう。特に今まで賃貸管理ソフトのようなテクノロジーを導入したことのない場合は、アフターケアも意識してサポート体制がどうなっているかを重視で選ぶことをおすすめします。

機能・操作性

賃貸管理ソフトを選ぶ際は機能性・操作性をポイントに選ぶのも大切です。初めて使うソフトだからこそ、操作がしにくかったり複雑な機能を持ち合わせていたりしては従業員のやる気を削いでしまうことになりかねません。

また、操作性の良いソフトを選べれば業務効率がUPするだけでなく、ソフトの使い方を指導する時間を大幅に削減することが可能になります。機能性・操作性を重視した選び方をするには、実際に販売会社の資料を請求したり展示会や訪問によってデモ機を確認したりすることで失敗するリスクを最小限にできます。

会計システムとの連携

賃貸管理ソフトの中には、既存の財務会計ソフトと連携させることができるものもあります。もし、家賃の入出金に関する管理をすでに社内の財務会計ソフトで行なっていた場合、そのシステムと連携可能であれば導入時の処理を楽に進めることができます。

注意点として、財務会計ソフトは市販のものだと『弥生会計』『大蔵大臣』など複数あり、賃貸管理ソフトによっては対応していない場合があります。

サポート体制

賃貸管理ソフトは導入後、会社の管理の基盤となっていくツールです。そのため、万が一システムが停止してしまったり問題が発生したりした時に、迅速に対応してくれるサポート体制が整っていないと自社の損害が大きくなってしまうので『サポートに対するスピード感』を意識してソフト選びをしましょう。

また、不動産管理に『土日祝日は休み』という概念はそもそもない場合が多いので、全日稼働しているかもサポート体制を見定めるためには重要なポイントです。ほかにも、システムの更新やアップデートを定期的に行なっているかで不具合に迅速な対応ができているのかを見定めることができます。

予算や環境に応じた導入形態か

賃貸管理ソフトには『オンプレミス型』と『クラウド型』の2種類があります。

オンプレミス型
自社サーバーを設置して社内のPCのみで管理をします。初期費用は高いがランニングコストはほとんどかかりません。セキュリティ性が高いのが特徴だが、データのバックアップが社内のPCであることから消失した際の復元が難しい場合がある。
クラウド型
クラウド上で賃貸管理を行うため、自社サーバーやインストールが不要。低コストで運用ができ、バックアップを取れることから、データ消失のリスクが低い特徴があります。

顧客の情報や賃貸の入出金などの管理だけで、情報を確実に保護してセキュリティ性を高くする場合はオンプレミス型。その他の管理以上のサービス（契約や分析など）を希望する、且つその時の制度に合わせた管理方法を取りたい場合はクラウド型がおすすめです。