不動産契約管理システムで何が変わる？導入効果と選定基準を解説

不動産契約管理システムとは？

不動産契約管理システムとは、賃貸借契約書や売買契約書、重要事項説明書、管理委託契約書などを電子データとして一元管理し、検索・閲覧などを効率化する仕組みです。

サービスによっては、更新期限の通知や電子契約、他システムとの連携などにも対応しています。本記事では締結済みの契約書を保管・検索し、契約情報の管理を効率化するシステムを中心に解説します。

不動産業界で扱う契約書の種類と管理の複雑さ

不動産会社が日常的に扱う契約書は、一つや二つではありません。賃貸仲介であれば媒介契約書や賃貸借契約書、重要事項説明書が中心となり、売買仲介では媒介契約書に加えて売買契約書や決済関連の書類も発生します。さらに管理業務を行う会社では、オーナーとの管理委託契約書や、指定流通機構（レインズ）への登録を証する書面なども管理対象になります。

業態によって扱う書類の種類が異なるうえ、同じ賃貸借契約書でも物件ごと、入居者ごとに内容が異なるため、管理すべき情報量は膨大です。加えて、2022年5月18日に施行された改正宅建業法により、宅地建物取引業法第34条の2、第35条、第37条に基づき交付する書面について、相手方の承諾を得たうえで電子データによる提供が可能になりました。これにより、長らく紙での交付が原則だった不動産業界は、紙ベースの管理からシステムによる管理へと転換する時期を迎えています。

紙・Excel管理が引き起こす現場の問題点

不動産業界では、いまだに紙の契約書やExcelでの台帳管理が広く残っています。こうした従来型の管理方法には、いくつもの問題点が潜んでいます。

• 必要な契約書を探すのに時間がかかる：ファイリングされた大量の書類の中から目的の一枚を見つけるには、担当者の記憶や勘に頼らざるを得ない場面も少なくありません。
• 更新期限を見落とすリスクがある：手作業のカレンダーやExcelの一覧表に頼っていると、担当者の見落としによって更新期限を過ぎてしまうリスクが常につきまといます。
• 保管スペースが必要になる：契約関係書類の中には、一定期間の保存が必要なものもあり、書類が増えるほどキャビネットや倉庫を圧迫していきます。
• 紛失・破損やアクセス面の制約：紙の書類には紛失・破損のリスクがあるほか、保管場所を離れると必要な情報をすぐに確認できないといった制約があります。

特に賃貸管理では、更新期限の見落としや案内の遅れが、更新手続きの漏れや入居者対応の遅延につながる可能性があります。そのため、契約書そのものの保管だけでなく、契約期間や更新期限を適切に管理できる環境を整えることも重要です。

電子契約システム・賃貸管理システムとの違い

不動産契約管理システムと混同されやすいものに、電子契約システムと賃貸管理システムがあります。それぞれの役割は明確に異なります。

電子契約システムは、電子署名やタイムスタンプなどを活用して契約をオンラインで締結するためのサービスです。本人確認や文書の改ざん検知などの仕組みにより、電子文書の信頼性を確保します。一方、賃貸管理システムは、入退去の管理や家賃の入出金、オーナーへの報告業務など、物件運営全体を支えるための基盤です。契約書はその中の一要素として扱われることが多く、契約情報以外にも幅広い業務データを扱います。

これに対して本記事でいう不動産契約管理システムは、主に締結済みの契約書を電子データとして保管し、検索・閲覧・更新期限などを管理する役割を担います。実務上は、電子契約システムで締結した契約書を不動産契約管理システムに自動で取り込み、さらに賃貸管理システムと連携させて入退去情報と紐づけるといった形で、複数のシステムを組み合わせて運用するケースが多く見られます。自社が抱えている課題が契約締結の効率化にあるのか、契約書の保管・検索の効率化にあるのか、それとも物件運営全体の効率化にあるのかを見極めたうえで、どの領域のシステムを導入すべきか判断することが重要です。

不動産契約管理システムの種類

不動産契約管理システムは、大きく「提供形態」と「機能範囲」という2つの軸で分類できます。提供形態はシステムをどのような環境で利用するかという観点であり、機能範囲はシステムがどこまでの業務をカバーするかという観点です。

自社の規模や業務形態、セキュリティ要件に合ったタイプを選ぶことは、導入を成功させるための前提条件といえます。ここでは、それぞれの分類について詳しく見ていきます。

【提供形態】クラウド型・オンプレミス型・ハイブリッド型

提供形態による分類には、クラウド型、オンプレミス型、ハイブリッド型の3種類があります。初期費用や保守管理の負担、セキュリティ、外出先からのアクセスのしやすさという4つの観点で比較すると、次のような違いがあります。

外出先から契約情報を確認する機会が多い場合は、スマートフォンなどからアクセスできるクラウド型が選択肢になります。

【機能範囲】特化型・統合型・電子契約統合型の3つのタイプ

機能範囲による分類では、契約書管理特化型、統合管理型（契約ライフサイクル管理・文書管理）、電子契約統合型の3種類に大別できます。

契約締結から管理まで一元化したい場合は、電子契約統合型、既存システムを活かしながら、契約書管理を強化したい場合は契約書管理特化型など、自社の運用にあわせて選びましょう。

不動産契約管理システムの主要機能

不動産契約管理システムには、契約業務を効率化するためのさまざまな機能が備わっています。搭載される機能の一例をまとめると、次のとおりです。

それぞれの機能について、以降で詳しく見ていきます。

契約書の一元管理・検索・閲覧

契約書を一元管理することで、物件情報や入居者情報、契約期間などから、必要な書類を検索しやすくなります。サービスによっては契約書本文の全文検索にも対応しており、特定の条項や特約を含む契約書を探すことも可能です。

契約更新期限の自動通知・アラート

契約更新などの期限を管理し、設定したタイミングで担当者へ通知する機能です。人の記憶や手入力だけに頼らず期限を管理できるため、更新漏れのリスク軽減につながります。

物件・顧客情報との紐付け・システム連携

契約書には、物件情報、入居者情報、オーナー情報など、さまざまな関連情報が付随します。不動産契約管理システムでは、これらの情報を契約書と関連付けて管理できるため、一つの契約書から関連する物件や顧客の情報へすぐにたどり着けます。

賃貸管理システムなど既存の基幹システムと連携できる場合には、物件情報や契約情報を二重に入力する手間を減らせます。契約管理と周辺業務がスムーズにつながることで、担当者の入力作業が減り、転記ミスによるトラブルの防止にもつながります。

AI・OCRによる契約書の自動データ化

AIやOCR（光学文字認識）を活用し、スキャンした契約書から契約条件などを読み取ってデータ化する機能です。手入力の削減や入力ミスの防止につながります。

ただし、OCR機能の読み取り精度はシステムによって差が大きく、手書き文字や独自書式の契約書ではうまく認識できないこともあります。導入前には、実際に自社で使っている不動産契約書を用いて精度を検証しておくことが重要です。

ワークフロー・承認管理・バージョン管理

ワークフロー機能を使うと、契約書の確認・承認プロセスをシステム上で管理できます。承認状況を可視化できるため、確認漏れや承認の停滞を防ぎやすくなります。

契約条件の変更や特約事項の追加は、不動産契約でしばしば発生する修正です。バージョン管理機能を備えたシステムでは、こうした修正履歴を追跡でき、変更箇所のハイライト表示や変更理由の記録も行えます。後から契約内容の変遷を確認したいときにも役立ちます。

電子契約サービスとの連携

電子契約サービスと連携できるシステムでは、締結済みの契約書や契約情報を自動で取り込むことで、締結後の登録作業や二重入力を減らせます。

不動産契約管理システムの導入で現場はどう変わるか

不動産契約管理システムの導入によって期待できる効果を3つの観点から紹介します。

人的ミスが減り、コンプライアンスとリスク管理が強化される

契約情報をシステム上で管理することで、入力ミスや更新期限の見落とし、書類紛失などのリスク軽減につながります。契約情報が構造化されたデータとして管理されることで、記入漏れや二重入力といった単純ミスが発生しにくくなり、不動産業務全体のリスクマネジメントにつながります。

契約書の紛失や情報漏洩は、顧客からの信頼を失うだけでなく、訴訟に発展するリスクも抱えています。適切なアクセス権限管理や認証機能を備えたシステムを活用することで、情報セキュリティの強化につながります。リスクの高い個人情報や取引金額を扱う不動産業界において特に重要な効果です。

情報共有が全社に広がり、属人化と業務停止リスクの軽減につながる

これまで物件ごとの担当者に一任されがちだった情報管理を、システムを通じて全社で共有できるようになります。担当者が急な休みや退職で不在になった場合でも、他の担当者が契約情報を確認して対応できるため、業務が止まってしまうリスクを軽減できます。

情報の確認や共有にかかる工数が削減されることで、担当者は営業活動や顧客対応といった本来の業務により多くの時間を割けるようになります。結果として、組織全体の生産性向上にもつながっていきます。

問い合わせ対応がスムーズになり、担当者による対応のばらつきを抑えられる

契約情報を社内で共有できれば、担当者が不在の場合でも別の担当者が内容を確認しやすくなります。必要な情報にアクセスしやすくなることで、問い合わせ対応の迅速化や、担当者による回答のばらつきの抑制につながります。

更新期限や契約条件を事前に把握できることも、問い合わせ対応の質を高めるポイントです。更新案内や条件変更の連絡を計画的に進められるようになり、連絡漏れによるトラブルを未然に防げます。

自社に合う不動産契約管理システムを選ぶ4つの確認事項

不動産業界に特化した視点から、システム選定における判断基準を4つ挙げます。導入後に「思っていた機能がなかった」「現場が使いこなせなかった」といった失敗を防ぐためにも、それぞれの確認事項を導入前にしっかり押さえておくことが大切です。

業態ごとの必須機能が過不足なく揃っているか

業態によって必要となる機能は異なります。自社の主な業務に照らして、必要な機能が過不足なく揃っているかを確認しましょう。代表的な例は次のとおりです。

• 賃貸管理：契約更新のアラート機能、家賃変更履歴の管理、入退去管理システムとの連携
• 売買仲介：媒介契約書・重要事項説明書・決済関連書類の管理機能
• 管理業務：管理委託契約の管理機能、収支レポートとの連携

機能が一通り揃っているかだけでなく、実際の業務の流れに沿って使いやすく設計されているかどうかも見極める必要があります。無料トライアルなどを活用し、現場のスタッフが実際に操作したうえで判断することをおすすめします。

既存の社内システムと連携・データ連動できるか

不動産会社では、賃貸管理システム、売買管理システム、会計システム、顧客管理システムなど、複数のシステムを併用しているケースが一般的です。そのため、既存システムとAPI連携できるかどうかを事前に確認しておく必要があります。

特に賃貸管理システムとの連携によって、入退去情報の自動反映や家賃情報の同期、更新手続きとの連動が実現できるかどうかは重要なポイントです。連携がうまくいかないと、結局は手作業でのデータ転記が残ってしまい、システム導入の効果が半減してしまいます。

個人情報・契約情報を守るセキュリティ水準が十分か

不動産契約書には、顧客の個人情報や取引金額など機密性の高い情報が数多く含まれます。外部からの不正アクセス防止、社内でのアクセス権限管理、認証システム、ログ保存による不正操作の検知といったセキュリティ機能が整備されているかを確認しましょう。

クラウド型のシステムを検討する場合には、ベンダーがISO/IEC 27001などのセキュリティ認証を取得しているかどうかも選定基準に加えておくと安心です。認証の有無は、そのベンダーがどの程度の水準で情報管理体制を整えているかを判断する目安になります。

現場スタッフが使いこなせる操作性とサポート体制か

現場で継続的に利用するためには、操作のしやすさも重要です。画面の分かりやすさやスマートフォン対応などを確認しましょう。あわせて、問い合わせ窓口の対応時間や導入支援、法改正時のアップデート体制なども確認しておくと安心です。

あわせて、初期費用や月額料金、契約件数に応じた従量課金、オプション費用なども確認しておきましょう。料金だけで比較するのではなく、自社に必要な機能を整理したうえで、導入・運用にかかる総コストとのバランスを見ることが重要です。

おすすめの不動産契約管理システム4選

ここまでの確認事項を踏まえ、以下の3点を選定基準として4つのサービスを紹介します。

1. 改正宅建業法および国土交通省の実施マニュアルに対応していること
2. 賃貸・売買・管理のいずれかの業務で不動産会社への導入実績があること
3. 締結した契約書をシステム上で保管・検索できること

いずれも電子契約機能と契約書管理機能をあわせ持つサービスですが、対応する業態や強みとする領域はそれぞれ異なります。なお、更新期限の通知・アラート機能への対応状況はサービスによって異なるため、更新管理まで含めて効率化したい場合は、各サービスの対応機能や既存システムとの連携可否も確認しましょう。

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まとめ

不動産契約管理システムを活用することで、契約書の一元管理や検索、期限管理などを効率化し、人的ミスや属人化のリスク軽減につなげられます。システムによって対応する機能や業態は異なるため、必要な機能、既存システムとの連携、セキュリティ、操作性・サポート体制を比較することが重要です。

本記事で紹介したサービスも参考に、自社の課題や業務フローに合ったシステムを検討してみてください。