不動産契約書を電子化する方法｜対象となる書類や流れ・導入リスクも解説

なぜ今、不動産契約書の電子化が求められるのか？管理会社が抱える現場課題

慢性的な人手不足が続く不動産業界では、契約に伴う定型業務が担当者の大きな負担になっています。契約書の印刷、押印、郵送、ファイリングといった作業は一件ごとに手間がかかり、対応件数が増えるほど時間を圧迫するからです。

紙を前提とした運用では、一枚の書類が担当者や取引相手の間を郵送や持ち回りで行き来します。そのため契約締結までに数日から一週間程度を要し、繁忙期には業務が逼迫しやすく、書類の紛失や記入漏れといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。

こうした現場の負担を軽くする方法として、契約業務のデジタル化が注目を集めています。なかでも契約書を電子データでやり取りする電子契約は、法制度の整備が進んだことで現実的な選択肢になりました。まずは、電子化がどのような仕組みで法的に認められているのかを制度面から確認していきます。

不動産契約書の電子化とは？2022年全面解禁までの経緯と仕組み

不動産契約書の電子化とは、これまで紙でやり取りしていた契約書や重要事項説明書を電子データに置き換え、締結から交付までをオンラインで進める仕組みです。不動産取引では長らく書面交付が義務付けられてきましたが、IT重説の導入や宅建業法の改正によって、段階的に電子化できる範囲が広がりました。

電子契約では、電子署名やタイムスタンプによって、契約者や締結日時、締結後に文書が改ざんされていないことを確認します。詳しい仕組みは、次の項目で説明します。

書面契約と電子契約の違い：電子署名・タイムスタンプの役割

書面契約と電子契約の最も大きな違いは、本人確認と改ざん防止の手段にあります。紙の契約書では記名押印や自筆署名が本人の意思を示し、訂正印や割印が改ざんを防いできました。電子契約では、この役割を電子署名とタイムスタンプが担います。

電子署名法（電子署名及び認証業務に関する法律）は、本人性と非改ざん性という二つの条件を満たした電子署名について、契約が真正に成立したと推定すると定めています。紙の契約書で本人による署名や捺印があれば真正な成立が推定されるのと同じ扱いです。つまり電子署名法の要件を満たす形で締結すれば、電子契約であっても紙と変わらない法的な後ろ盾を得られます。

両者の違いを項目ごとに比べると、次のようになります。

宅建業法改正で何が変わったか：押印廃止・書面電子交付の解禁

2022年5月18日に施行された改正宅建業法により、重要事項説明書や売買・賃貸借契約の締結時書面、媒介契約書などを電子データで交付できるようになりました。取引相手から事前に承諾を得ることが前提ですが、電子データによる提供も書面交付として扱われます。

管理会社の実務では、契約書の印刷や製本、押印、郵送、返送後のファイリングといった作業を減らせます。契約書の送付後も、相手方の確認状況や署名の完了状況をシステム上で確認できるため、担当者が電話やメールで個別に進捗を追う負担も軽くなります。

また、契約の進捗を複数の担当者で共有できるため、担当者の不在時でも対応状況を確認しやすくなります。繁忙期に複数の契約が並行して進む管理会社にとっては、紙の作業を減らすだけでなく、進捗管理や引き継ぎを標準化できる点も大きな変化です。

不動産会社・顧客が電子契約で得られるメリット

電子契約の導入は、不動産会社の業務効率化とコスト削減にとどまらず、契約する顧客の利便性向上にも直結します。書類の準備から締結までがオンラインで完結するため、双方の負担が同時に軽くなるからです。会社側と顧客側それぞれのメリットを一覧にすると、次のとおりです。

印紙税・郵送費・人件費など複数コストを同時に削減できる

電子契約の導入で得られる効果として、まず挙げられるのが複数のコストを同時に減らせる点です。電子データで締結する契約は印紙税法上の課税文書に当たらないため、収入印紙が不要になります。さらに郵送費や印刷費、製本費、そしてこれらの作業に費やしていた人件費も抑えられます。

不動産の売買では契約金額が大きくなるため、印紙税も一件あたり数万円から数十万円に達することがあります。電子契約であればこの印紙税は発生しないため、契約金額が大きい取引ほど削減額も大きくなります。契約件数の多い賃貸業務でも、積み重なる郵送や印刷の費用がまとめて不要になります。

紙の運用に付随していた費用を一度に削減できることは、電子化を検討する不動産会社にとって導入を後押しする大きな理由になります。

遠方・多忙な顧客にも対応でき、契約締結スピードを高められる

電子契約は、契約締結までのスピードを大幅に高めます。郵送や製本、社内での持ち回りといった工程がなくなり、これまで数日から一週間ほどかかっていた手続きが最短で数時間、早ければ即日で完結するためです。

オンラインで手続きが済むことは、顧客層の広がりにもつながります。たとえば転勤で遠方に住む買主や、日中は仕事で来店が難しい共働き世帯でも、自宅から契約を進められます。契約のためだけに時間を割いて店舗へ足を運ぶ必要がなくなり、交通費や移動時間の負担も軽くなります。

締結までの時間短縮と来店の負担軽減は、これまで取り込めなかった顧客との契約機会を生み、不動産会社の商機を広げます。

契約書類の保管スペースが不要になり、検索性が大幅に向上する

契約書を電子化すると、書類を保管する物理的なスペースが要らなくなります。紙の契約書は原則7年間の保存が必要で、量が増えるほどキャビネットや倉庫を圧迫してきました。電子データであればサーバーやクラウド上に保存できるため、こうした保管場所にかかっていたコストを削減し、オフィスを有効に使えます。

保管のしやすさだけでなく、探しやすさも大きく変わります。電子ファイルは取引相手の名前や契約日、物件名といったキーワードで検索でき、目的の書類を瞬時に呼び出せます。紙のファイルを一枚ずつめくって該当書類を探していた頃と比べ、過去の契約内容の確認や監査への対応にかかる時間が大幅に短くなります。

保管と検索の手間が減ることで、担当者は書類管理に追われる時間を減らし、顧客対応など付加価値の高い業務に力を注げるようになります。

契約状況の可視化と承認プロセスの効率化で属人化を防ぐ

電子契約システムを導入すると、契約がいまどの段階にあるかをリアルタイムで把握できるようになります。申請、承認、締結という一連の流れが画面上で見える化され、どの書類が誰の承認待ちで止まっているかが一目でわかるからです。

紙の押印稟議では、書類が担当者から上長へと物理的に巡回するため、承認までに時間がかかっていました。担当者が外出していれば、その分だけ手続きは滞ります。電子化によってこの押印待ちの時間が縮まり、契約手続き全体がスムーズに進みます。

契約に関する情報がシステム上でまとめて管理される点も見逃せません。特定の担当者に業務が偏る属人化が解消されるため、担当者の不在時や異動、退職の際にも、ほかの担当者が滞りなく引き継げます。契約業務を組織の共有財産として運用できるようになります。

消費者ニーズの高まりに応えることで競争優位性を確保できる

オンラインで契約したいという消費者の声は、年々強まっています。GMOグローバルサイン・HDといい生活が実施した共同調査では、不動産の購入や賃貸を検討する人の8割がオンライン契約を利用したいと回答しました。新型コロナ禍を経て、対面や来店を避けたい意識が広く根づいたことが背景にあります。

こうしたニーズに応えられるかどうかは、不動産会社の競争力を左右します。電子契約に対応していれば、オンラインでの手続きを望む顧客を取りこぼさずに済み、来店が難しい層まで対象を広げられます。手続きの速さも成約までの時間短縮につながります。

顧客が求める契約方法をいち早く用意することは、同業他社との差別化になり、選ばれる不動産会社であり続けるための強みになります。

参考：PR TIMES｜GMOインターネットグループ GMOグローバルサイン・HDといい生活が不動産DXニーズに関する共同調査：不動産の購入・賃貸を検討する人の8割が「オンライン契約を利用したい」

電子化の対象となる書類と対象外となる書類

不動産取引の書類は、すべてが電子化できるわけではありません。電子交付が認められた書類と、法律で書面や公正証書が求められる書類が混在しているため、実務では両者を正しく見分ける必要があります。電子化の可否を書類ごとに一覧にすると、次のとおりです。

電子化できる主な書類

電子化できる代表的な書類は、大きく四種類に分けられます。いずれも取引相手の事前承諾を得たうえで、電子データによる交付が認められています。

一つ目は媒介契約書です。不動産会社が売却や賃貸の仲介を引き受ける際に依頼者と取り交わす書類で、一般媒介・専任媒介・専属専任媒介の三つの種類があります。二つ目は重要事項説明書で、契約前に取引の重要な条件を説明するための35条書面にあたります。三つ目は売買契約書や賃貸借契約書にあたる37条書面で、契約成立後に遅滞なく交付します。四つ目のレインズ登録証明書は、媒介した物件を不動産流通機構に登録したことを示す書類です。

これらの書類は取引の各段階で交付するものですが、電子化によっていずれもオンラインでのやり取りに置き換えられます。

電子化できない書類

一方で、法律により電子化が認められていない書類もあります。代表例が事業用定期借地契約に関する書類です。借地借家法により公正証書での締結が義務付けられており、公正証書は書面での作成を前提とするため、電子データに置き換えられません。企業担保権の設定や変更を目的とする契約書類も、同じ理由で書面が必要になります。

公正証書とは、公証人が法律に基づいて作成する公的な文書で、契約内容に高い証明力を持たせる役割があります。この作成手続きそのものにも変化が生まれています。2025年10月からは公正証書作成のデジタル化が進み、Web会議を使ったリモート方式での手続きが可能になりました。

電子化できる書類とできない書類を取り違えると、契約のやり直しにつながりかねません。導入前にどの書類が対象外かを確かめておくことが欠かせません。

不動産売買・賃貸借契約における電子契約の具体的な手順

電子契約は、申込から締結、書類の保管までを一連の流れで進めます。売買契約と賃貸借契約では関わる当事者が異なりますが、大枠の手順は共通しています。全体像をステップごとに示すと、次のとおりです。

【STEP1・2】電子契約サービスの選定と相手方の事前承諾取得

最初の段階では、電子契約の土台となる準備を整えます。まず電子署名法に準拠した電子契約サービスを選び、社内の運用ルールを定めます。誰が、いつ、どの書類を、どの手順で電子化するかをあらかじめ決めておくと、担当者ごとの対応のばらつきを防げます。

続いて、取引相手から電子契約への事前承諾を得ます。承諾がないまま電子データで交付しても書面交付義務を果たしたとは認められないため、承諾を取得した事実を記録に残すことが重要です。

承諾を得る主な方法は次のとおりです。

• 電子メールで承諾の返信を受け取る
• Webサイトの回答フォームから同意を取得する
• 承諾内容を記した同意書を締結する

これらの記録を保管しておくと、後々のトラブルを防ぎ、承諾の有無をめぐる争いを避けられます。

【STEP3・4】契約書類の電子作成・送付とIT重説の実施

準備が整ったら、契約書類を電子ファイルとして作成し、相手方へ送付します。重要事項説明書や契約書をPDFなどの形式で用意し、電子契約システムを通じてオンラインで届けます。

書類の送付と前後して行うのが、IT重説です。IT重説とは、Web会議ツールなどを用いてオンラインで重要事項を説明する手続きを指します。対面での重要事項説明と同じ効力を持たせるため、宅地建物取引士は次の事項を守る必要があります。

• 宅地建物取引士証をカメラに提示し、相手方が確認できるようにする
• 相手方の承諾を得たうえで説明の内容を記録に残す
• 送付した書類が改変されていないことを確認する
• 説明書面に変更が生じた場合は相手方へ案内する

これらの手続きを丁寧に踏むと、オンラインでも対面と変わらない品質の重要事項説明を実現できます。

【STEP5・6】電子署名による契約締結と締結後の書類保管

重要事項の説明を終え、双方が契約内容に合意したら、それぞれが電子署名を行って契約が成立します。売買契約では売主・買主・宅地建物取引士が、賃貸借契約では貸主・借主・宅地建物取引士が、順に署名を施します。

締結した電子契約書は、電子帳簿保存法（帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律）の要件に沿って保管する義務があります。守るべき主な要件は次のとおりです。

• タイムスタンプを付与し、作成日時を明らかにする
• 訂正や削除の履歴を残すなどして真実性を確保する
• 取引相手や金額、日付などで検索できる状態にする
• 原則として7年間保存する

保管の際は、単にデータを残すだけでなく、担当者名や契約日、物件情報で即座に検索できるよう整えておくことが大切です。過去の契約内容の確認や監査への対応、担当者交代時の引き継ぎがぐっと速くなります。さらに交渉の経緯や重要事項説明でのやり取りといった関連情報も紐づけて管理すれば、契約の情報が個人の記憶やメールに埋もれる事態を防ぎ、組織全体で活用できる情報資産になります。

電子契約は、オンラインで契約を締結して終わりではありません。締結済み書類を物件情報や顧客情報、契約までのやり取りと紐づけ、必要な担当者が検索・共有できる状態まで整えることで、契約業務全体のDXにつながります。

不動産の電子契約導入前に把握すべきリスクと対応策

電子契約のメリットを十分に引き出すには、導入前に特有のリスクと対応策を押さえておく必要があります。準備が足りないまま進めると、かえって現場が混乱しかねません。おもに注意したいのは次の四点です。

• 相手方の同意が得られず、電子契約を進められない
• なりすましやデータ改ざん、情報漏洩といったセキュリティ上の脅威にさらされる
• 電子帳簿保存法や不動産登記の実務への対応が不十分になる
• 業務フローを作り直さないまま導入し、現場が混乱する

それぞれの内容と具体的な備えを順に見ていきます。

相手方の事前承諾取得と書面契約との並行運用体制の整備

電子契約を始めるうえで最初の関門になるのが、相手方の承諾です。宅建業法では、主要書類を電子交付する際に相手方の事前承諾を得ることが義務付けられています。承諾は口頭で済ませず、電子メールやWebフォームでの回答、同意書の締結といった形で記録に残しておく必要があります。

すべての相手が電子契約に前向きとは限りません。たとえば高齢の物件オーナーや、パソコン操作に不慣れな顧客のなかには、紙の書類で内容を確かめたいと考える人もいます。電子契約を断られたときに強要してしまうと、信頼を損ないかねません。

そのため、電子契約と書面契約を併用できる体制を残しておくことが大切です。相手の希望に合わせてどちらの方法にも対応できるようにしておけば、機会を逃さず、幅広い顧客と円滑に契約を結べます。

なりすまし・データ改ざんへのセキュリティ対策と電子契約サービスの選び方

電子契約には、なりすましやデータ改ざん、情報漏洩、サイバー攻撃といったリスクが伴います。オンラインでやり取りする以上、悪意ある第三者に狙われる可能性を無視できないからです。こうした脅威に備えるには、電子署名法に準拠し、本人確認や改ざん防止、通信の暗号化といった機能を備えたサービスを選ぶことが欠かせません。

サービスを選ぶ際に確認したいポイントは次のとおりです。

• 電子署名法に準拠しているか
• ISO/IEC 27001などの情報セキュリティ認証を取得しているか
• データのバックアップ体制が整っているか
• 導入後のサポートが充実しているか
• 不動産業界での導入実績があるか

契約書には個人情報や取引金額など機微な情報が含まれます。安全性を軽視せず、信頼できるサービスを見極めることが、安心して電子契約を運用する前提になります。

電子帳簿保存法への対応と不動産登記実務における司法書士との連携

電子契約で締結した書類は、電子帳簿保存法の要件を満たした形で保管しなければなりません。2022年1月の法改正で電子データ保存が原則義務化され、当初は準備期間として猶予期間（宥恕期間）が設けられていましたが、2024年1月にこの期間が終了し、本格的な対応が求められるようになりました。要件を満たさない保管はペナルティの対象になり得るため、早めの備えが必要です。

登記の実務にも注意が要ります。所有権移転登記をオンラインで申請する場合、電子契約サービスで一般的な立会人型電子署名では、そのままでは登記の申請要件を満たさないことがあります。立会人型とは、当事者ではなくサービス事業者の名義で署名を付与する方式です。

こうした食い違いを避けるには、契約は電子で行い、登記は司法書士と連携した別の流れで進めるという運用を、あらかじめ決めておくことが有効です。役割分担を明確にしておけば、契約後の登記手続きでつまずかずに済みます。

業務フロー再構築のポイントと段階的な導入スケジュールの立て方

電子契約を導入すると、これまでの業務の進め方が根本から変わります。書類を作成し、印刷・製本して押印し、郵送してから保管するという紙前提の流れが不要になるためです。新しい手順に合わせて業務フローを作り直し、担当者が迷わず動けるようマニュアルを整えておく必要があります。

いきなりすべての契約を電子化しようとすると、現場が対応しきれず混乱を招きがちです。まずは一部の書類や業務から試し、慣れてきたら範囲を広げる進め方が現実的です。

段階的に導入する場合の一例は次のとおりです。

• まず件数の多い賃貸借契約の電子化から始める
• 次に媒介契約書へ範囲を広げる
• 最後に金額の大きい売買契約書の電子化へ移行する

小さく始めて着実に広げると、担当者の負担を抑えながら、無理なく電子契約を定着させられます。

まとめ

不動産契約書の電子化は、2022年5月の宅建業法改正によって主要書類の電子交付が全面的に認められ、賃貸から売買まで幅広い契約でオンライン完結が可能になりました。電子署名とタイムスタンプが紙の押印や記名に代わって本人性と非改ざん性を証明するため、法的な有効性も担保されます。

導入によって、不動産会社は印紙税や郵送費、人件費といったコストを減らし、契約締結までの時間を短縮できます。顧客にとっても来店の負担がなくなり、遠方や多忙な人でも契約を進めやすくなります。一方で、事業用定期借地契約のように書面が求められる書類も残るため、対象の見極めが欠かせません。

電子契約を成功させる鍵は、事前の準備にあります。相手方の承諾取得やセキュリティ対策、電子帳簿保存法への対応、業務フローの作り直しを一つずつ整え、段階的に進めることが大切です。電子契約サービスを導入するだけでなく、契約後の書類管理や情報共有まで含めた運用を整えることが、DXの効果を最大化するポイントです。