【アンケート調査】賃貸管理会社の社員に聞いた、DX化で効率化したい・できそうな業務5選

DX化で効率化したい・できそうな業務5選

出典：GMO賃貸DX編集部独自調べ（N=100）

管理会社で働くみなさんに、DX化で効率化したいorできそうな業務をアンケート調査したところ結果は以下のようになりました。

• 第1位：入居者のクレーム対応
• 第1位：契約更新・管理業務
• 第3位：物件の定期点検・メンテナンス
• 第4位：入居募集の広告出稿
• 第5位：退去時の清掃・原状回復の業者手配

「入居者のクレーム対応」「契約更新・管理業務」が回答率18%で同率1位。3位以降に定期点検、広告出稿、業者の手配といった業務が並びました。

どの業務も賃貸管理には、必ず必要な業務なので、納得の結果ではないでしょうか。

第1位：入居者のクレーム対応

主なアンケート回答には、以下のようなものがありましたので一部紹介します。

• 過去のクレームの履歴を参考に、対応の優先順位をつけてほしい。
• 問い合わせやクレームは基本的に電話で来るが、電話を受けていると他の業務が止まってしまう。対応者を探すのも電話なので、ずっと電話をかけていないといけない。
• 人間が対応しないといけないクレームと、対応する必要のないクレームに分けてほしい。
• 適切なクレームと悪質なクレームを分けてほしい。

以上のことから、そもそも連絡を受ける行為自体を、非効率的と感じている方が多い印象です。

入居者からの問い合わせを一元的に管理できるプラットフォームがあるだけで、業務の効率化が図れるのかもしれませんね。

＜実際のアンケート回答＞

男性   31歳  静岡県
誰もがネットにアクセスできる端末を所有しているため、気軽にクレームを入れられる反面、対応する側はアナログであることが多い。クレームを送る先を1つに絞り、管理者が簡単に変身することができるプラットフォームがあれば幾分楽になる。

男性   39歳  埼玉県
他の業務と比べて大変なことが多いので、できるだけ効率化したいです。正当なクレームについては真摯に対応したいところですが、クレームの中には理不尽なものも結構あり、他の業務に回す時間が奪われてしまいます。

男性   33歳  大阪府
入居者のクレーム対応はその都度メールや電話で対応していると時間がかかってしまうので、チャットなどでサポートをして、解決できない問題だけを担当者が対応するようにした方が良いです。近年クレームも多種多様になっているので早急な対応が必要です。

第1位：契約更新・管理業務

契約書類などの煩雑な手作業は、地域や年齢を問わず共通して、「効率化したい！」と回答されていました。

また、コロナの情勢の影響で、「やった方がいいな」から「やらなければいけない」へ、導入への温度感が高くなっていることも印象的でした。

＜実際のアンケート回答＞

女性   42歳  山梨県
このコロナ禍を機に周りも顧客との対面を控えている為、当社でも電子契約やオンライン内見などの電子申込を導入したいと思っています。これにより、対面接客を控えるだけでなく人員の削減にもつながるので、まずは契約系のシステム導入をはかり次のステップにつないでいきたいです。

男性   35歳  東京都
現在管理している物件は100件以上ありますが、入居者の契約更新や物件情報の管理・更新は基本的に社員が手作業で行っています。これにかかる時間と作業量がかなりあり、専属要員を確保しなければならない状態なので、これを効率化できればと思っています。

第3位：物件の定期点検・メンテナンス

物件の定期点検や定期清掃を行っていても、電球切れなどは入居者からの連絡で気づく事が多く、こういった事を通知してくれる機能がほしいといった声がありました。

また、そういった機能があればクレーム、突発の仕事が減り、「本来の業務に集中できる」「コストメリットがある」「そんなサービスがあればぜひ導入したい」といった声も多くありました。

＜実際のアンケート回答＞

女性   32歳  北海道
これまでは築年数や現地調査などに基づいて、定期点検やメンテナンスなどのスケジュールを担当者が策定していました。DX化が進行すれば各種データを参考にしながら、客観的なスケジュール管理が可能になるので、コスト削減に効果的だと考えています。

女性   43歳  新潟県
メンテナンスや定期点検は、必ず必要になりますし、そのシステムがあればもっと良くなるかと思う。需要がおるので、もっと開発を進めてもらいたいと思いますし、期待もありますし利用するつもりです。詳細をしりたいです

第4位：入居募集の広告出稿

広告出稿は頻繁にある業務でありながら、毎回手作業で行うなど、時間のかかる業務です。

時間のかかる業務だから自動化したいという意見が大半ですが、なかには「ミスをなくすために自動化したい」「ミスを修正する時間がもったいない」「早く広告を掲載したい」という声もありました。

＜実際のアンケート回答＞

女性   21歳  佐賀県
以前、すでに契約された物件が入居者募集のサイトに掲載されてしまっていたことがありました。DX化で最新の情報を自動的に処理することによってそのようなミスを防ぐことが出来ると思われるからです。また、物件の情報を入力する手間も省け、業務時間の短縮にもつながるからです。

女性   32歳  愛知県
近年の入居希望者はウェブサイトなどから探す人が多いので、広告出稿を効率化したり、ウェブサイトに訪れた見込み客をDX化で集計して好みに合った物件を自動で紹介するなどして、成約に結びつけられるようにしたい。

第5位：退去時の清掃・原状回復の業者手配

依頼する清掃業者が毎回決まっている管理会社担当者は、特に自動化のニーズが強く、業者とのやり取りを負担と感じているようです。

また、業者とのやり取りを自動化できれば、作業報告の写真のやりとりも自動化できそう。といった声もありました。

＜実際のアンケート回答＞

男性   49歳  東京都
退去時の清掃や原状回復の業者手配は昔から効率化できる部分だと考えていました。清掃業者と連絡を取るのも面倒ですし、連絡ミスで作業が遅れたり、何度もスケジュールや場所の確認して時間をロスすることも多いです。

男性   39歳  沖縄県
沖縄だけかもしれませんが、不動産業者の中には退去時の清掃・原状回復の業者手配を忘れるところが多いです。オーナーに怒られる担当者も何人も見てきているので、忘れることがないようにDX化して効率化するべきだと思います。

これらの課題が解決できるGMO賃貸DX

GMO賃貸DXが提供する「オーナーアプリ」「入居者アプリ」「業者さんアプリ（2021年秋頃リリース予定）」の3つのアプリを活用すれば、業務効率化はもちろんアナログな業務から開放されます。さらには、管理戸数アップの提案などに時間が割けられ、売上増大を目指せます。

例えば入居者アプリのメッセージ機能を使えば、入居者からメッセージで問い合わせが届くので、電話対応で時間を取られることがなくなります。メッセージ履歴が残るので、引継ぎも簡単！

賃貸借契約、更新契約などの電子契約にも対応しているので、書類郵送のコストや手間を削減できます。煩雑な業務から開放され、賃貸運営を楽にしましょう。

業務効率化に役立つ無料ホワイトペーパーを紹介しますので、よければダウンロードしてみてください。

まとめ

DX化で効率化したい・効率化できそうな業務のアンケート調査の結果をご紹介しました。

ランキングの中には、すでにDX化されている業務や、DXアプリを工夫すれば自動化できる業務がありました。コストや使い方など、導入の為のハードルはありますが、DX化の為の土壌は育ちつつあります。

「知らなかった」で競争に負けないためにも、少しずつDX化を検討してみてはいかがでしょうか。