不動産業務を効率化するには？営業支援や顧客管理に活用できるツールを紹介

不動産業界はIT化・DXが遅れている？

不動産業界は、他の産業と比較してデジタル化やDXの推進が遅れていると指摘されることが少なくありません。実際、多くの企業が変革の必要性を強く認識しているものの、具体的な取り組みに至っていないのが現状です。

調査によると、「DXを推進すべき」と回答した不動産企業は98.6%に達する一方で、実際に「取り組んでいる・取り組む予定」と答えた企業は68.0%にとどまっています。AI・生成AIについても同様の傾向が見られ、「興味がある」と答えた企業は65.3%であるのに対し、「活用している・活用予定」は46.3%と約2割のギャップが存在します。

この背景には、「予算が確保できない」「具体的な取り組み方がわからない」「専門人材がいない」といった課題があります。また、不動産業界特有の"紙・対面・現場作業"を中心とした業務プロセスが、標準化やデータ化を難しくしている側面もあります。

具体的な理由について、詳しく見ていきましょう。

参考：イタンジ株式会社｜プレスリリース｜「不動産業界のDX推進状況調査2025」

アナログな商習慣が根付いている

不動産業界では、契約書や重要事項説明書など、多くの業務プロセスが長年にわたり紙ベースや対面での手続きで行われてきました。こうしたアナログな商習慣が業界全体に深く根付いており、デジタル化への移行を阻む大きな要因となっています。

物件情報の共有はFAX、顧客とのやり取りは電話、書類は手書きで記入して郵送――このような従来の方法が「当たり前」として長く続いてきたため、新しいツールやシステムを導入しようとしても、現場からは「今までのやり方で問題ない」「変える必要性を感じない」という声が上がりがちです。

特に、不動産取引は高額で重要な契約であるため、「対面で説明し、紙の書類に押印してもらう」ことが信頼の証と考えられてきました。この心理的な安心感が、デジタル化への移行をためらわせる要因にもなっています。

業務の標準化やデータ化が進んでいないため、IT化やDXを導入するための「土台」が整っていない企業も少なくありません。まずはアナログな業務プロセスを見直し、デジタルツールで代替できる部分から段階的に変革していく姿勢が求められています。

法律・規制の壁があった

不動産業界のデジタル化が遅れてきた大きな理由の一つに、法律や規制による制約がありました。不動産取引は宅地建物取引業法をはじめとする厳格な法律で規制されており、以前は重要事項説明のオンライン化（IT重説）や契約書の電子化に法的な制約が存在していました。

例えば、賃貸借契約における重要事項説明は、宅地建物取引士が対面で行うことが原則とされており、遠方の顧客に対しても物理的に会って説明する必要がありました。また、契約書への押印や書面での交付が義務付けられていたため、電子契約への移行も困難でした。

こうした法的制約が、「デジタル化したくてもできない」という状況を生み出し、業界全体のIT化を遅らせる要因となっていたのです。

しかし、近年は状況が大きく変わりつつあります。2017年にIT重説が部分的に解禁され、2021年にはデジタル改革関連法により契約書の電子化や押印の省略が全面的に認められるなど、法改正が相次いで行われました。これにより、オンラインでの契約手続きや電子署名の活用が可能となり、不動産業界のデジタル化を推進する法的環境が整ってきています。

今後は、こうした法改正を追い風に、積極的にデジタルツールを導入していくことが競争力強化につながるでしょう。

参考：IT重説とは｜対応物件のメリットや導入における課題と注意点

IT人材とコストが不足している

不動産業界でデジタル化が進まない大きな理由として、IT人材の不足とコストの問題が挙げられます。

まず人材面では、不動産に関する専門知識とITスキルの両方を兼ね備えた人材が社内に少ないことが課題です。不動産取引の複雑な業務フローやニーズを理解した上で、適切なシステムを選定・導入・運用できる人材は極めて希少であり、外部からの採用も容易ではありません。また、従業員のITリテラシーにばらつきがある場合、新しいツールを導入しても十分に活用されず、形骸化してしまうリスクもあります。

コスト面では、新しいシステムやツールの導入には初期投資が必要となり、さらに月額利用料やメンテナンス費用などの運用コストも継続的に発生します。特に中小規模の不動産会社では、これらの費用負担が経営を圧迫する可能性があるため、導入に二の足を踏んでしまうケースが多く見られます。

加えて、既存の基幹システムからの移行には、データの移行作業や従業員への教育研修など、金銭的コスト以外にも時間と労力がかかります。「費用対効果が見えにくい」「投資した分の成果が出るか不安」という声も多く、デジタル化への投資判断を難しくしています。

こうした課題を解決するには、段階的な導入計画を立て、まずは比較的導入しやすい低コストのツールから始めることが有効です。また、外部のコンサルタントやベンダーのサポートを活用し、社内の負担を軽減しながら進めることも重要でしょう。

データが分散しやすい

不動産業界では、物件情報や顧客情報が部署ごと、支店ごと、あるいは担当者ごとに異なるシステムやファイルで管理されているケースが非常に多く見られます。このデータの分散が、IT化・DX推進の大きな障壁となっています。

例えば、ある支店では物件情報をExcelで管理し、別の支店では独自の管理システムを使用している。顧客情報は営業担当者個人のスマートフォンや手帳に記録され、社内で共有されていない――こうした状況は決して珍しくありません。また、長年使用してきた古い基幹システムに蓄積されたデータと、新しいツールのデータが連携できず、二重管理を強いられている企業もあります。

データが分散していると、情報の一元管理ができず、全社的な分析や戦略的な意思決定が困難になります。また、同じ顧客に対して複数の担当者が重複してアプローチしてしまったり、物件情報の更新漏れによって顧客に誤った情報を伝えてしまったりといったトラブルも発生しやすくなります。

さらに、AIやデータ分析ツールを活用しようとしても、データが分散していては十分な効果を発揮できません。AIは大量の質の高いデータを必要とするため、まずはデータを統合・整備する作業が不可欠です。

この課題を解決するには、全社共通の顧客管理システム（CRM）や物件管理システムを導入し、データを一元化することが重要です。ただし、一度に全てを変えるのは困難なため、段階的にデータ統合を進め、徐々にデジタル化の基盤を整えていく必要があります。

高齢化が進み意識改革がしづらい

不動産業界は他業界と比較して、経営者の年齢層が高い傾向にあります。（※参考：帝国データバンク｜全国「社長年齢」分析調査（2024年））この高齢化が、デジタル化への意識改革を難しくしている要因の一つとなっています。

長年、紙やFAX、対面での業務を続けてきたベテラン経営者や従業員にとって、新しいデジタルツールやシステムの導入は大きな心理的ハードルとなります。「今までのやり方で十分成果を出してきた」「顧客は対面での対応を望んでいる」という成功体験が強く、変化の必要性を感じにくいケースも少なくありません。

また、不動産を所有するオーナー側の高齢化も、デジタル化のボトルネックになりやすいポイントです。入居申込書や契約書のやり取りを紙・FAXで行うことが長年の慣習となっているため、「メールやクラウドは不安」「紙の書類の方が安心」と感じるオーナーも少なくありません。その結果、管理会社や仲介会社がCRMシステムやクラウドサービスを導入しても、オーナーの意向から一部のフローは紙ベースのまま残り、現場の業務効率化が十分に進まないケースも見られます。

この課題を乗り越えるには、まず経営層がデジタル化の重要性を理解し、明確なビジョンを示すことが不可欠です。同時に、従業員に対しては丁寧な研修やサポート体制を整え、「デジタルツールを使えば業務が楽になる」という成功体験を積み重ねることで、抵抗感を徐々に解消していくことが重要です。世代間のギャップを埋めるため、ITに詳しい若手社員をリーダーに据えて推進するのも有効な方法でしょう。

関連記事：不動産業界のDX化とは？IT導入の課題や必要性・企業事例を紹介

不動産業務を効率化する方法

不動産業務を効率化する方法は、大きく「ITシステム・ツールの導入」と「アナログ業務の改善・見直し」に分けられます。近年はDXの推進により、クラウド管理システムやAI査定、電子契約サービスなど、ITを活用した効率化が主流です。

これにより、従来は人手で行っていた契約書作成や物件情報共有、問い合わせ対応などを自動化でき、人的リソースをより付加価値の高い業務に振り向けることが可能になります。

業務の可視化と棚卸し

業務を効率化する第一歩は、「どの業務にどれだけの時間と人員がかかっているのか」を明確にすることです。担当者ごとにバラつきがある作業を洗い出し、ムダや重複作業を削減することで、業務全体の最適化が進みます。

特に、紙の資料をデジタルへ転記するなどの二重入力は優先的に廃止すべきポイントです。可視化により、システム導入の優先順位や業務フローの課題が明確になり、DX推進の基盤づくりにもつながります。

マニュアルとフローチャートの整備

属人化している業務を解消するためには、手順を明確にし、誰でも同じ品質で実行できる体制づくりが必要です。業務マニュアルやフローチャートを整備すれば、担当者の引き継ぎがスムーズになり、新人教育の効率も向上します。

また、ミスや対応漏れの防止にも効果的です。特に不動産業では、契約手続きや顧客対応などのプロセスが複雑なため、手順の標準化が全体の生産性向上に直結します。

情報伝達手段の一本化

社内連絡を電話・メール・FAX・LINEなど複数の手段で行っていると、情報漏れや伝達ミスの原因になります。チャットツールやグループウェアを活用して情報伝達を一本化すれば、担当者間の共有スピードと正確性が大幅に向上します。やり取りの履歴が残ることで、トラブル対応や引き継ぎもスムーズになります。

また、外出が多い不動産業ではスマートフォンからアクセスできるツールを活用することで、現場でもリアルタイムに情報を更新・確認できるようになります。

ペーパーレス化の徹底

不動産業務では、契約書や申請書、報告書など紙文書が多く発生しますが、法的に紙保存が義務付けられているものを除き、電子化を進めることで大幅な効率化が可能です。

クラウド型のワークフローや電子署名サービスを活用すれば、承認・共有・保管がすべてオンラインで完結します。印刷や郵送にかかる時間・コストを削減できるほか、過去データの検索性も高まり、テレワーク環境にも対応しやすくなります。

関連記事：不動産業界のIT化の現在｜最新技術や企業がIT化に向けて行うべきことを解説

【目的別】不動産業務効率化ツール

不動産業界の業務効率化に役立つツールは、目的に応じて多様なものが提供されています。主要な目的別に、代表的なツールやシステムの種類をご紹介します。

契約・重要書類の電子化

電子契約システムは、不動産取引における契約書や重要事項説明書などの作成から締結、保管までの一連のプロセスをオンライン上で完結させるツールです。

効率化できる業務と効果は、以下の通りです。

• 契約・押印手続き
  顧客や関係者が遠方にいても、PCやスマートフォンから電子署名や電子サインで契約を締結できます。これにより、契約のための対面や郵送の手間と時間が不要になり、印紙代も削減されます。

• 書類管理・保管
  締結後の書類はクラウド上に安全に保管され、必要な契約書を瞬時に検索・確認できます。紙の保管スペースやファイリングの作業が不要になります。

• IT重説
  宅地建物取引業法に準拠した形で、重要事項説明をオンラインで行うための機能（本人確認、文書の閲覧・説明記録など）を提供し、遠隔地との取引を可能にします。

顧客対応・追客の自動化

CRMやMAツールは、顧客情報の一元管理と、その情報に基づいた自動的なアプローチを行うことで、営業活動を支援します。

効率化できる業務と効果は、以下の通りです。

• 反響の初期対応
  ポータルサイトなどからの問い合わせ（反響）を自動で取り込み、AIチャットボットや自動メールで即座に初期対応を行います。これにより、営業担当者が対応するまでのタイムラグをなくし、顧客の離脱を防ぎます。

• 物件の自動提案（追客）
  顧客の過去の閲覧履歴や希望条件を分析し、最適な物件情報を自動でメールなどで提案します。これにより、営業担当者が手動で行っていた物件探しの手間が削減されます。

• 顧客の興味度分析
  顧客が送られたメールを開封したか、物件を閲覧したかなどの行動をデータ化し、興味度の高い顧客を自動で抽出します。これにより、訪問や電話などの人的リソースを集中すべき顧客を明確にできます。

物件・賃料査定の高速化

AI査定システムは、過去の膨大な成約データ、物件固有の条件（立地、築年数、間取り、周辺環境など）をAIが分析し、物件の査定価格や賃料を自動で高速に算出するツールです。

効率化できる業務と効果は、以下の通りです。

• 机上査定の高速化
  従来、数時間から数日かかっていた机上査定（訪問しない簡易査定）を、数秒〜数分で完了させることができます。これにより、顧客に迅速に価格を提示でき、売却機会の獲得につながります。

• 査定の精度向上と非属人化
  AIが客観的なデータに基づいて価格を算出するため、営業担当者の経験や勘に左右されない一貫した高精度な査定結果を提供できます。

• 収益予測
  投資用不動産の場合、賃料データや市場動向から将来の賃料変動や収益性を予測し、投資判断の精度向上に役立ちます。

情報の一元管理と事務効率化

不動産管理システム（基幹システム）は、不動産会社が扱うあらゆる情報（物件、顧客、契約、経理など）を一元的に管理し、日々の業務処理をサポートする総合的なシステムです。

効率化できる業務と効果は、以下の通りです。

• 情報管理
  顧客や物件情報がシステム内で一元化されるため、情報が分散したり二重入力したりする手間がなくなり、検索や更新が容易になります。

• 帳票・書類作成
  登録されている物件情報や顧客情報を活用し、チラシや契約書、報告書などの各種帳票を自動で生成します。

• ポータルサイト入稿
  登録した物件情報を、SUUMOやHOME'Sなどの複数のポータルサイトへ一括で自動入稿できます（連動機能）。これにより、入稿作業時間を大幅に短縮できます。

• 経理処理
  家賃の入金確認、オーナーへの送金、手数料計算などの経理業務とデータを連携させ、事務処理を効率化します。

物件内見・現地対応の効率化

オンライン内見・VRサービスは、物件の様子を3Dデータやライブ動画で顧客に提供し、現地に赴くことなく内見や確認を可能にするツールです。

効率化できる業務と効果は、以下の通りです。

• 遠方顧客への対応
  顧客が遠方にいる場合や多忙な場合に、オンライン上で内見を完結できます。これにより、内見機会の増加と移動時間の削減が実現します。

• 内見準備の効率化
  鍵の手配や現地までの移動が不要になるため、営業担当者の内見準備にかかる時間とコストが削減されます。

• 物件確認（物確）の自動化
  物件の空室状況や詳細情報をオンラインで即座に確認できるため、仲介会社間の電話による物件確認の手間が削減されます。

• 早期の内見体験
  物件が完成前や入居中でも、VRで疑似的な内見を提供でき、顧客の購買意欲を早期に高めることができます。

賃貸の入居者・建物・家賃管理

オーナーアプリ・オーナーCRMや入居者アプリは、賃貸管理会社とそのサービス利用者であるオーナーや入居者とのコミュニケーションおよび管理業務をデジタル化し効率化します。

効率化できる業務と効果は、以下の通りです。

• 入居者からの問い合わせ・修繕対応
  入居者専用のアプリを通じて、設備故障や修繕依頼、各種手続きの問い合わせを一元的に受け付けます。これにより、電話対応が減り、履歴管理と対応漏れの防止に役立ちます。

• オーナーへの報告や対応履歴の管理
  オーナー専用のアプリでは、家賃の入金状況、修繕履歴、収支報告書などをタイムリーに自動で共有でき、従来の報告書作成・郵送の手間を削減します。
  さらに、オーナーCRMでは、オーナーごとの対応履歴・提案履歴を社内で一元管理することで、円滑な社内の情報共有・属人化を解消、より質の高いオーナー対応を実現できます。
  これにより、オーナーが感じる安心感・信頼性が高まり、結果としてオーナー満足度の向上につながります。

• 家賃管理
  基幹システムと連携することで、家賃の入金管理や滞納状況の確認、督促業務などを効率化し、経理・事務処理の正確性を高めます。

関連記事：IT導入補助金で不動産業に導入できるおすすめツールを一挙紹介

まとめ

不動産業界はアナログな商習慣や人材・コスト不足からIT化が遅れてきましたが、法改正を追い風にDX推進が急務となっています。業務の可視化・標準化を進めた上で、電子契約、CRM/MA、AI査定、基幹システムなどのツールを導入すれば、膨大な事務作業や追客業務を自動化できます。これにより、人手不足の解消と、顧客との関係構築という付加価値の高い営業活動への注力が可能となり、企業の生産性向上と競争力強化につながるでしょう。