導入事例インタビュー

スローガンは不動産に関わるあらゆる“人”の夢をつくり、つなぐ不動産会社になること。属人的作業を削減し、さらなる業務効率化をDXにて推進。

2024年5月9日

福岡県福岡市を中心に、マンションやアパート、ウィークリーマンションなどの管理を担う株式会社アーウィン。福岡ナンバーワンの不動産会社を目指す同社が、業務のDX化促進の一環として「GMO賃貸DX」を導入しました。まだ導入してから間もない同社に、「GMO賃貸DX」を導入したきっかけ、期待していることなどについて伺いました。

一枚岩のトータルプロデュースで確実性を高める。

まずは貴社の運営体制について教えてください。

▲株式会社アーウィン PM事業部本店マネージャー横山一郎氏

運営体制については、オーナー様に対して「2か月以内に満室を目指す」「入居者様に長く住んでいただく」というテーマを掲げています。実際に福岡の中でもこれは強みだと考えております。入居率を上げる施策として、仲介店であるリーシングが福岡市周辺で11店舗あるので、そこに力を入れています。管理部としては他社様ともお付き合いを広げていく方針です。現在1000社ほどが弊社のホームページに登録されており、情報発信すると多くの店舗に見ていただけるよう努めております。

オーナー様とのやり取りの中で、どのような点に注意してお付き合いされていますか？

オーナー様によって望まれることは異なりますので、それを察知し、オーナー様に応じたサービスを提供しています。具体的には、スピード感が重要視されている方が多いので、連絡を取る際や返信の迅速さに重点を置いています。そして弊社には担当制があるため、物件の担当者がマメに連絡を取り、オーナー様に合わせて対応を変えるようにしています。

もともと賃貸店舗のみでスタートしましたが、オーナー様からの要望に応じて管理部門や工事部門を立ち上げ、マーケティング部門も設置しました。自社での工事部門を持つことで、より高い精度でサービスを提供できるようになりました。今年からは部門ごとに分かれていた体制を改め、エリアごとに支社化して、リーシングや賃貸の店舗と管理部を同じグループにすることで、より効率的な運営を目指しています。

そのコンセプトを反映して掲げているテーマが「一枚岩のトータルプロデュースで確実性を高める」というものです。企画、賃貸、売買、管理、税務、デザイン・プロモーション等の各事業部が連携し、スムーズに有機的な動きをすることで、オーナー様に対しても、入居者様に対しても、確実性の高い対応をすることが可能となります。

アプリを使って効率良く管理業務を行い、オーナー様の満足度向上を図りたい

これまで抱えていた課題についてお聞かせください。

送金明細を郵送する手間やオーナー様の手元へ届くまでに時間がかかるため、「早く共有してほしい」とご要望いただいておりました。

また、月に3回送金履歴を処理しており、支店から3人ほどが集まり2時間ほどかけて作業しています。さらに、最後には郵便局まで持って行かなければならないです。そのため、時間内に終わらないこともあり、遅い時間まで作業することもあります。

「GMO賃貸DX」を導入いただいた決め手について教えてください。

決め手は「建物診断レポート機能」ですね。

元々は「建物診断レポート機能」単体での導入を検討していたのですが、「GMO賃貸DX オーナーアプリ」の存在も知ったことで「一緒に導入した方が良いんじゃないか」と考え導入に至りました。
また、導入後のフォローについて伺い、しっかりサポートしていただけそうだと感じたのもポイントです。実際にも、カスタマーサクセスの担当者の方には密なコミュニケーションを取っていただいており、良い戦略を練っていただけると期待しています。

導入前に他社サービスと比較検討はされましたか？

当初は他社のオーナーアプリ導入を検討していたのですが、管理に力を入れていきたいと考えていた弊社が求めているものに近いのが「GMO賃貸DX」でした。

活用していきたい機能やポイントはございますか？

定期清掃の報告や物件の巡回時のレポートが、現地からすぐにできる点が特に役立っています。これにより、物件の状況を現地からリアルタイムで報告でき、迅速な対応が可能です。建物診断や巡回点検の報告機能は管理業務に特化しており、これらの機能を活用することで、遠方にある物件の管理がしやすくなり、オーナー様も安心していただけると思います。

多くの件数を扱う中で報告書作成が追いつかないこともありますが、「GMO賃貸DX」を通じての迅速な報告が可能なため期待しています。

アプリの活用によって期待されている点はございますか？

アプリを通じてオーナー様へスピーディかつ効率的に発信ができる点はとても良いですね。例えば、メールや郵送では実現が難しかったアンケートなども簡単に実施できると考えています。

また、ペーパーレス化を進めることで郵送や個別のメール対応などの手間が減り、業務効率化とコスト削減が図れます。これまでの送金明細の送付や月報の発行など、多くの書類作業を抑えることが可能になるのではないでしょうか。

「GMO賃貸DX」を使って効率良く管理業務を行い、オーナー様の満足度向上を図りたい

貴社の建物管理における大規模修繕工事の取り組みについて教えてください。

他社との大きな違いは特になく、基本的には現場に行って気付いたポイントから取り組んでいます。管理担当者と工事担当者が定期的に物件の観察へ行くことで、オーナー様へ現場の状況を迅速に共有することができます。

現在工事部門の人員は少ないですが、「GMO賃貸DX」を活用し、効率化を図りながら工事件数を増やしていきたいと考えています。現場を回って写真を撮り報告書を作成することが重要で、その情報を速やかに共有することに「GMO賃貸DX」を役立てていきたいと考えています。

物件の現状をオーナー様へしっかりとお伝えするというところから私たちの仕事は始まると思っているので、オーナー様へ現状を見ていただく機会が増えることで「ここの修繕が必要だよね」と修繕工事に繋げていけるような体制にしていきたいです。

さらに、協力業者との連携を深めることで手間を省き、効率的な作業が可能になると考えています。建築業界ではまだファックスを使用することも多く、様々なやり取りや作業が発生しています。これらの課題を解決し、よりスムーズに対応ができるようになれば良いのではないでしょうか。

現場で修繕が必要だと判断した場合、オーナー様への提案や工事の進行はどのようなフローで行われていますか？

現地での気づきから始まります。まずは現場で写真を撮り、その情報を担当者に伝えます。その後、該当箇所が痛んでいると判断し、オーナー様へ見積もりを含め提案を行います。もう一つのパターンとしては、担当者が自ら見積もりを出すケースもあります。

物件を調査後、基本的には自社で工事を請け負い、必要に応じて協力業者と連携しながら見積もりを出しています。現場での打ち合わせを行い、必要な工事範囲を確認した上で見積もりに反映させます。見積もりが完成した後は、管理部を通じてオーナー様に報告し、予算や将来計画に基づいて工事の実施を決定します。

また、工事前には現状の報告のみを行う場合もあります。その場合は詳細な現状報告書を作成し、工事の必要性についてオーナー様と相談を行います。

4人でエリアを分けて担当していますが、現状は主に内装や入居者の不具合対応を優先しており、外装のメンテナンスまで手が回らないことがあります。余力がある時に対応しているのですが、アプリを利用することで解決していきたいと考えています。

国際的な都市、福岡ならではのニーズに応えたい

今後、福岡はアジアでも有数の国際都市になると考えられています。海外からの問い合わせなどはあるのでしょうか？

多いですね。断っているケースもありますが、すべて対応できれば市場が広がる可能性があると感じています。

「GMO賃貸DX」にある「AI返信アシスタント機能」はこれに対応できると考えています。福岡県内では外国人のオーナー様が本当に多いので、外国の方とのやりとりできるスタッフが足りていない状況では特に活用していけるのではと思います。

ウィークリーマンションやシェアハウス事業において、海外からの利用状況はいかがでしょうか？

外国人を積極的に受け入れているわけではないのが現状です。問い合わせは多いのですが、オーナー様の中で外国人を受け入れることに前向きな方はまだ少ないです。また、日本語学校などが増えている一方で、外国人が宿泊施設を見つけるのに苦労されている状況は課題に感じています。

GMO賃貸DXオーナーアプリの導入をきっかけに、少しずつデジタル化を進めていく

今後、不動産テックやITツールの導入について何か検討されていることはありますか？

不動産業界ではまだデジタル化が進んでいない部分が多いです。賃貸借契約の電子化に興味はありますが、紙での契約を好むオーナー様もいらっしゃいます。法律的には問題ないものの、伝統や慣習の部分でもデジタル化へ進みづらい障壁となっています。書類の保管も問題で、法的には5年間、会社の規定では10年間の保管が必要です。できれば早く電子契約に移行したいのですが、なかなか難しい状況です。

電子契約に変更した場合、私たちもどういう状態で提供されるかわかっていない状況です。福岡では保証会社などでは電子契約が増えていますが、まだ賃貸借の契約において電子契約は少ないですね。