アンケート記事Questionnaire

【アンケート調査】賃貸不動産管理業で労働時間が長引く業務は〇〇|ランキング形式で紹介

不動産管理業で働いていると、こなすべき業務が多く残業続きの人も多いのではないでしょうか。 管理会社社員の労働環境や業務内容へのつらい本音を聞き出すため、アンケートをと取りました。 アンケートの結果、クレーム対応や家賃滞納者への対応、契約更新の管理、定期清掃など、以下に不動産管理業務の仕事がどれほど多岐に渡亘っているかが、よくわかる結果となりました。 今回は、関東圏を中心の全国の賃貸不動産管理業で働く男女200名に、労働時間が長引く業務を尋ねました。
目次

    労働時間が長引く業務ランキング

    実際に不動産管理業で働く人は、どんな業務が負担になっているのか、労働時間が長引く業務を意見が多かった順に並べました。

    ■調査概要
    調査方法:インターネットによる調査
    調査対象:賃貸不動産管理業務に携わっている10~70代以上の男女
    調査期間:2021/02/18~2021/02/22
    調査エリア:全国
    サンプル数:200名
    ※回答条件は複数選択可としています
    ※11位以下の回答は上記グラフでは割愛しています

    • 第1位 クレーム対応
    • 第2位 家賃滞納者対応
    • 第3位 物件の定期点検・メンテナンス
    • 第4位 事故発生時の対応
    • 第5位 退去後の部屋のリフォーム・清掃
    • 第6位 リフォーム工事必要時の発注
    • 第7位 家賃回収
    • 第8位 契約更新・管理
    • 第9位 定期清掃
    • 第10位 入居者募集の広告宣伝

    労働時間を長引かせる業務の上位を占めるのが、クレーム対応や家賃滞納者への対応で、入居者とのトラブル関連であることがわかります。全体の3割を占めています。

    それぞれの業務において、なぜ時間がかかってしまうのかご紹介しましょう。

    第1位:クレーム対応

    賃貸など不動産の管理をするうえで避けて通れないのが、クレーム対応です。

    主に入居者からの様々な要望に対応しますが、クレームの内容は以下のように多種多様です。

    • 設備故障
    • 防犯対策強化の要望
    • 近隣の住人の騒音問題
    • 水漏れ
    • 住人のマナー違反

    クレーム内容によっては簡単に片付くものもありますが、長期化する問題もあります。

    また、管理会社側で対応できない依頼があった際は、入居者に納得してもらう必要があるため、非常に労力を使う業務であるといえるでしょう。

    はじめは小さなトラブルだと思っても、丁寧に対応しなければ後々、大きな問題に発展する可能性を秘めています。

    トラブルが大きくなれば、入居者の退去やオーナーとの信頼関係のこじれ、最終的には法的手続きにまで進んでしまうかもしれません。そうならないためにも迅速な対応と、日頃から入居者と適度なコミュニケーションを図ることが大切です。

    第2位:家賃滞納者対応

    家賃を滞納する人は、うっかり払い忘れた人や入院することになった人、そもそも払う気がない人など理由は様々です。家賃滞納者には、一般的に以下のステップを踏んで、催促します。

    1. 未払いの翌日から数週間以内に連絡、督促
    2. 内容証明の送付・連帯保証人への連絡
    3. 裁判の申し立て・強制退去

    「日本賃貸住宅管理協会」の調べによると2020年の滞納率は、残高不足によるうっかりミスを含む滞納者は5.2%、2ヶ月以上滞納する人は0.9%です。決して多い数字とは言えないですが、複数の物件を扱う不動産管理業務では必ず直面する問題でしょう。

    家賃滞納者への対応をスムーズにおこなわなければ、オーナーとのトラブルにも発展する可能性があります。

    第3位:物件の定期点検・メンテナンス

    物件の定期点検やメンテナンスでは、一般的に電気設備や給排水設備、防災設備、照明設備、空調設備などを目視で確認します。実際に巡回しながら、点検し入居者から不具合の相談を受けた場合の対応も含まれるため、膨大な時間がかかります。

    こうした物件のメンテナンスをおろそかにしたり、スムーズな対応ができないと、物件の評判が下がってしまいかねません。

    そうなると新しい入居者が決まりにくい…といった不利益をこうむるので注意する必要があります。

    第4位:事故発生時の対応

    不動産管理業務に携わっていると、管理物件で火災や死亡事故、または事件に巻き込まれてしまうこともあります。

    このような場合、他の住民の安否確認や、事情説明、保険会社やオーナーとの連携など、非日常的な業務の対応に追われます。またマスコミが殺到するような案件であった場合、住民は迷惑に感じるケースが多く、適切な対応が求められます。

    緊急事態や非常事態に、スムーズな対応ができなければ、住民だけでなくオーナーからの信頼も失いかねません。事故は頻繁に起こらないですが、起こった場合には入居者に配慮しながら、迅速に動く必要があるでしょう。

    第5位:退去後のリフォーム・清掃

    退去後のリフォームでは、次の入居者とのトラブルを未然に防止できるよう、原状回復を行う必要があります。クロスの張り替え以外にも、ドアの建て付けなど、細かい部分の確認・点検が必要です。

    さらに退去後の清掃では、カビや異臭などの発生を防止し、内見で訪れた人が不快感を抱かないよう、徹底的に掃除しなければなりません。

    部屋の清潔さは、入居者の意思決定に大きく関わるので、とても重要な作業で、時間をかける部分でもあります。

    こうした退去後のリフォームや清掃を怠ると、空室が埋まらないという事態になりかねません。

    第6位:リフォーム工事必要時の発注

    入居者が退去する際、管理会社が立ち合い、修繕・リフォームが必要な箇所などを判断し、敷金の精算をおこないます。そのうえで、壁紙やフローリングなどリフォームが必要だと判断した箇所を適切なタイミング、かつできる限り費用を抑えて発注をかける必要があります。

    これらの修繕費や敷金で足りない部分は、オーナーの負担となるため、オーナーとしっかりコミュニケーションを取りながらおこないます。独断で決定できないので、時間もかかるでしょう。

    次の入居者が決まるかどうかは、快適な居住環境が維持できるよう適切なリフォームが実施できるかにもかかってきます。うまくオーナーと連携を取れなければ、意見の食い違いが生じたり、リフォームしたにもかかわらず、入居者が決まらなかったりするなどの問題が起こる可能性もあるでしょう。

    第7位:家賃回収

    家賃回収では、家賃が正しい金額で入金されているか確認するのは当たり前ですよね。

    入金確認も一筋縄ではいかず、契約者の名前や共益費など諸費用を含めた家賃の算出、個人請求している料金の有無や、日割りの有無などの確認が必要です。個人によって、月によって金額が異なる場合、回収金額の確認にも時間を要します。

    金額が算出できたうえで、対象の契約者からの入金があるかどうかの確認をおこないます。

    家賃の回収はお金に関わる業務なので、もちろんミスは許されません。

    円滑に処理できなかった場合、管理会社の信頼が著しく低下することとなり、慎重さが求められます。

    第8位:契約更新・管理

    契約更新・管理では随時、更新案内が必要な入居者がいるかどうか確認が必要です。

    更新案内が必要な入居者に対し、「更新案内」と「更新合意書」などの書類を郵送し、必要項目記入・捺印のうえ返送を求めるなど、更新に必要な書類を揃えるのに時間を要します。

    郵送となると、どうしても日にちをまたぐ業務となるうえ、記入漏れなどが生じるとさらに日数がかかります。

    これらの業務がスムーズにおこなえない場合、契約期間が迫っても更新手続きが完了しなかったり、逆に解約予定だったにもかかわらず、解約予告期間内に契約が終了してしまうなど、トラブルを招くでしょう。

    第9位:定期清掃

    定期清掃は、週に1〜2回程度をおこなう業務で、敷地内のゴミを除去したり、汚れている箇所を掃除したりする業務です。また年に1〜2回は高圧洗浄などを用いた大規模清掃をおこなうことが一般的です。

    大きな物件ほど、時間を要する業務でしょう。

    当たり前に思われる清掃作業ですが、実は重要な業務です。清掃がスムーズにできないと、新規入居者の内見時にいい印象を与えません。また住民からのクレームにも繋がるため、気を抜けない作業であるともいえるでしょう。

    第10位:入居者募集の広告宣伝

    空室がでた場合、できるだけ早く次の入居者を見つける必要があります。

    そのためオーナーの許可を得て、募集広告を作成しますが、なかなか空室が埋まらないと、様々な工夫をこらさなければなりません。オーナーへの賃料の引き下げ交渉、入居者への審査基準が厳しい場合は許容範囲を広げる、入居者にプレゼントを用意するなど、物件を魅力的に見せる策が重要になるため、労力を使うでしょう。

    またこれらの業務が円滑に進まないと、入居者が現れず、いつまで空室が続いてしまいます。

    労働時間を改善をしないと?

    このように、不動産管理の業務は、どれも重要で責任が大きいものばかりで、時間を要する傾向にあるようです。

    実際に、68,000人を対象に分析した残業時間に関するvorkersのレポートよると、あらゆる業種で働く社員全体の1ヶ月あたりの残業時間は、以下の通りでした。

    1. 30時間:5%
    2. 40時間:7%
    3. 20時間:13%

    つまり4割以上の人が、20〜40時間程度の残業時間であることがわかっています。

    また全体の平均残業時間は47時間です。

    これと比較して、不動産・住宅関連業界で働く社員の残業時間は、1ヶ月64.8時間と、平均よりも17.8時間多いという結果が出ています。このことからも、不動産管理業務は労働時間の改善が求められる業種であることがわかるでしょう。

    このまま残業時間を改善しないと、以下のような好ましくない事態を引き起こす可能性が高いです。

    • 離職率が高くなる
    • 過労死が増える

    厚生労働省が発表した平成29年の雇用動向調査によると、不動産業の離職率は16.5%です。これは厚生労働省が調査した14種中4番目に多い数値です。また近年、過労による自殺などのニュースも取り沙汰されるようになりました。こうした事態を防止するためにも、労働時間の改善が課題となっています。

    労働時間改善の鍵は「ITシステム」

    労働時間の改善を図るには、業務を効率化する方法を考える必要があります。

    現在、不動産業界にて注目されているのがITシステム(不動産テック)の導入です。

    不動産テックを導入することで、テレワークが可能になったり、オンライン内見・電子契約システムで即日契約や契約更新ができたり、入居者様やオーナー様とのコミュニケーションが円滑にできるなど、大幅な業務効率化が期待できます。

    日本情報クリエイトがおこなった「システムに関するアンケート調査」によると、不動産業界で働き方改革への取り組みをおこなっていないという回答が75%を占めるという結果も出ています。裏を返せば、まだまだ改善の余地がたくさんあるということでもあるでしょう。

    まとめ

    今回は、賃貸不動産管理業に勤める男女200名に、労働時間が長引く業務についてアンケートを取りました。いずれも大きな責任が伴う業務で、時間をかけて慎重におこなう必要があるものが多い印象です。しかしながら、労働時間の改善は不動産業界の大きな課題でもあり、改善がされないままだと、離職率の増加や、最悪の場合、社員の死を招くことさえある、深刻なものです。

    大変な事態に陥らないためにも、日常業務を効率化することが大切でしょう。

    GMO賃貸DXが提供する不動産テック(GMO ReTech)は、「賃貸運営を楽にする」ことを掲げて、書面などの煩雑な業務から解放されるサービスづくりをしています。

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