IT重説とは~対応物件普及の背景にあるメリットと課題

2017年の本格運用以来、IT重説の対応物件は徐々に増え続けています。しかし、IT重説の言葉を耳にしたことはあっても、これまでに実施した経験はない、内容を把握できていないという事業者も多いようです。

IT重説の概要を、これまでの普及の流れや導入メリット・課題から追っていきましょう。

IT重説とは

IT重説とは

IT重説とは、不動産契約における重要事項説明(重説)を、パソコン・スマートフォン・タブレットなどのIT機器を活用して実施することです。テレビ電話やビデオチャットなどを通じて双方向で映像・音声をやりとりし、重要事項説明や質疑応答を行います。

従来、重要事項説明は対面で行うことが義務付けられていたため、入居予定者の来店は必須のものでした。しかし、IT重説はオンライン環境さえ整っていれば場所を問わず実施でき、来店は不要。そのため、入居予定者は店舗までの移動時間や交通費の負担などが大幅に軽減され、より手軽に契約ができるようになりました。

また、不動産事業者にとっても、IT重説の導入による顧客満足度アップや業務効率化など、さまざまなメリットを享受できます。

なお、現在IT重説の対象取引は賃貸借取引に限定されており、売買取引は従来通りの対面説明が義務付けられています。

賃貸物件の重要事項説明の内容

そもそも重要事項説明とは、契約の締結に先立ち、宅地建物取引士が入居予定者に対して契約上重要な事項を説明することです。これらの重要事項を記載した書面を「重要事項説明書」と呼び、宅地建物取引士は記名押印済みの重要事項説明書を入居予定者に交付したうえで、口頭説明を行う必要があります。

賃貸借契約時の重要事項説明書に記載されている内容は、大きく分けて「対象物件に関する事項」「取引条件に関する事項」の2点になります。

対象物件に関する事項取引条件に関する事項
登記記録に記録された内容
法令に基づく制限の内容
飲用水などのインフラの整備
状況建物の設備の整備状況
耐震診断の内容
石綿使用調査の内容
賃料以外に必要な金銭
契約の解除に関する内容
契約期間と更新の内容
用途その他利用の制限の内容
敷金等の精算に関する内容
損害賠償の予定や違約金の内容
支払金や預かり金の保全措置
金銭の貸借のあっせん
管理の委託先

重要事項説明には専門的な内容が多く含まれるため、入居予定者にとっては説明内容への理解が不十分になってしまいがちです。

しかしIT重説であれば、重要事項説明書は入居予定者へ事前に共有されます。入居予定者はあらかじめ重要事項説明書に目を通して準備できるほか、自宅などのリラックスできる環境で説明を受けられるため、内容への理解も深まりやすくなるでしょう。

IT重説の普及~国都交通省実施の社会実験

これまでは対面での実施が義務付けられていた重要事項説明のオンライン化が実現したのは、社会全体のIT化を推し進めるべく政府が2013年6月に「世界最先端IT国家創造宣言」を出したことがきっかけです。

これを受けて同年の12月、IT総合戦略本部により「IT利活用の裾野拡大のための規制制度改革集中アクションプラン」が策定され、対面以外の方法による重要事項説明に関して、具体的な対応策の議論・検討が開始されました。

その後2015年1月、賃貸取引と法人間売買取引を対象に、「ITを活用した重要事項説明(IT重説)」にかかわる社会実験を行うことが決定。そして2015年8月から2017年1月までのおよそ1年半にわたり、国土交通省主導のもとでIT重説の社会実験が実施されました。

社会実験では計1,071件のIT重説が実施されましたが、目立った支障やトラブルは発生せず、賃貸契約におけるIT重説は2017年10月より本格運用に至ったのです。

なお、法人間売買取引に関しては、上記の社会実験でのIT重説実施数がわずか数件にとどまり十分な検証ができなかったことから、現在も継続して社会実験が行われています。

IT重説対応物件とは

IT重説対応物件とは

IT重説は、賃貸物件でさえあれば、対象物件の制限は特に設けられていません。ただし、不動産事業者・入居予定者の双方にとって、新築や築浅など契約条件が比較的わかりやすい物件が、特にIT重説に適しているといえるでしょう。

IT重説では、入居予定者が目の前にいないことから、普段よりも説明スピードが速くなってしまったり、声が聞き取りづらかったりと、両者の認識に齟齬が生まれることがあります。そのため、なるべく契約条件がわかりやすい物件からIT重説を導入し、入居予定者の理解不足を防ぐことが求められます。

なお、IT重説を導入する物件が決まったら、あらかじめ物件の貸主等関係者から「IT重説の実施に関する同意」を書面で取得することが望ましいとされています。これは、重要事項説明の内容によっては、貸主の個人情報に関わる部分が含まれるケースもあるためです。

貸主からの同意は、当該物件の重要事項説明が発生するたびに取得することも可能ですが、事前に包括的な同意を取得しておくとよりスムーズにIT重説を実施できます。

IT重説のメリット

IT重説のメリット

IT重説の導入で、不動産事業者・入居予定者が享受できるメリットを具体的に紹介していきます。

  • 時間工数・コスト削減
  • アポイント調整を柔軟に行える
  • 記録を録画・データで残しトラブルに備えられる
  • 遠方への転居がスムーズになる
  • 非接触を望む入居者に対応できる

時間工数・コスト削減

IT重説は、オンライン環境さえ整っていれば時間や場所を問わず実施可能です。その利便性はもちろんのこと、移動時間の負担や交通費を削減できるため費用面でのメリットも大きいです。

この入居予定者の時間・費用面における負担軽減は、事業者側にも大きなメリットをもたらします。来店を負担に感じる入居予定者にとっては、IT重説への対応可否が物件選びの決め手となる可能性もあるため、集客効果への直結も見込めるのです。

さらに、業務効率も向上します。IT重説では重要事項説明書を事前に送付するため、入居予定者はあらかじめ書類に目を通した上で重要事項説明を受けられます。結果、説明や質疑応答などがスムーズに進行し、重要事項説明全体に掛かる時間が短縮されます。

アポイント調整を柔軟に行える

重要事項説明を対面で行う場合、説明自体に掛かる時間だけではなく、移動に掛かる時間も含めてスケジュールを確保してもらうことが必要です。そのため、平日は十分な時間が取れない方や、家を長く空けられない方とのアポイント調整では、なかなか日程が決まらないケースも多々あります。

しかし、IT重説であれば空いた時間に好きな場所で契約者本人に対して説明を実施できるため、アポイント調整の幅を大きく広げることが可能です。特に繁忙期においては、重要事項説明のみの来店対応のために空けていた時間を他の接客に回すことができるため、不動産事業者の業務効率化にもつながります。

記録を録画・データで残しトラブルに備えられる

IT重説では、不動産事業者と入居予定者の双方の了解のもとであれば、録画・録音を行うことが可能です。録画・録音データは入居予定者に伝えた内容の証拠としても機能するため、契約後にトラブルが発生した際にも役立つでしょう。

ただし、入居予定者の中には録画・録音に抵抗がある方もいます。また、重要事項説明には、事業者や入居予定者、場合によっては貸主などの個人情報が含まれていることもあります。

そのため、国土交通省は「賃貸取引に係るITを活用した重要事項説明 実施マニュアル」において、下記の対応で録画・録音をすることが適切であると定めています。

・IT重説の実施中の状況について、録画・録音をする場合には、利用目的を可能な限り明らかにして、宅建業者と説明の相手方の双方了解のもとで行う。

・重要事項説明の実施途中で、録画・録音をすることが不適切であると判断される情報が含まれる場合(例えば、説明の関係者の機微情報等が含まれる場合等)については、適宜、録画・録音を中断する旨を説明の相手方にも伝え、必要に応じて録画・録音の再開を行う。

・宅建業者が録画・録音により記録を残す場合、説明の相手方の求めに応じて、その複製を提供する。

加えて、IT重説の録画・録音データは個人情報保護法に則った管理が必須です。適切な管理を行いましょう。

関連記事:IT重説のやり方・導入方法~順守すべきルールと実施サポートアプリ・ツール

遠方への転居がスムーズになる

  • 大学入学のために上京する学生
  • 転勤や就職が決まった社会人
  • 海外から日本へ移住する方

IT重説は、こうした遠方へ転居する方にとって特に高い利便性を提供します。

対面での重要事項説明の場合、物件の提案から契約までに複数回の来店・対面コミュニケーションが必要です。転居先が遠方であればあるほど来店負担は大きくなり、物件契約の大きなハードルとなります。

一方、IT重説で来店回数を減らすことで、入居予定者の負担を軽減。遠方への引っ越し手続きがよりスムーズになります。

また、不動産事業者にとっては、新幹線・飛行機の交通遅延などによる、重要事項説明の当日キャンセルを防げることもメリットです。

非接触を望む入居者に対応できる

IT重説のような非接触型サービスは、新型コロナウイルスの感染拡大による、接触を伴うサービスからの切り替えニーズに合致しています。不動産事業者・入居予定者間の飛沫感染や、書面の受け渡しによるウイルスの媒介を防止できるほか、移動を伴う電車やバスなどの公共交通機関で感染してしまう心配もなくなります。

いち早くIT重説に対応することで、こうした非接触を望む入居予定者のニーズに応えることが可能になります。顧客満足度の向上、ひいては入居者の長期居住化につながるとも考えられるでしょう。

IT重説の課題

IT重説の課題

IT重説はメリットが多数ある一方で、いくつかの課題も存在します。

入居予定者に対する環境構築サポート

IT重説の実施には、不動産事業者・入居予定者ともに、カメラ・マイク・スピーカー機能を搭載したIT機器や、安定したネットワーク環境が必須です。また、インターネットを通じて映像・音声のやり取りをするためのWeb会議システムを利用する必要も生じます。

しかし、IT重説を希望する入居予定者がこうした機器やシステムに長けているとは限りません。

  • IT重説の実施前に、入居予定者のIT環境を確認する
  • 入居予定者に、Web会議システムの操作マニュアルを事前配布する

事業者側には、こうした工夫が求められます。

IT重説実施中の機器トラブル

IT重説の実施中に、映像や音声にトラブルが発生することがあります。

  • あらかじめ社内にシステム担当者を設ける
  • ベンダー(IT機器やシステムの販売元)への相談体制を構築しておく

スムーズなフローを構築するためには、こうした対策が必要です。一度発生したトラブルは対処方法とともに社内共有し、再び発生した際にスムーズに対処できる体制を整えておくことも求められます。

説明時の工夫

入居予定者にとって、IT重説は不慣れなものであるとの認識をもちましょう。

  • 普段よりもゆっくりとした話し方を心掛ける
  • 相手が説明内容を理解できているか、理解状況の確認をこまめに行う

こうした工夫はもちろん、IT機器やシステムの操作方法も含めて、あらかじめロールプレイング形式での社内研修を実施しておくとよいでしょう。

重要事項説明書や契約書は書面での配布が必須

「重要事項説明書(35条書面)」や「賃貸借契約書(37条書面)」などのIT重説に用いる書類の一部は、書面での交付が義務付けられています。そのため、対面の重要事項説明では発生しない書類の郵送に関わる手間が掛かってしまうことが、IT重説の難点です。

しかし、この問題は近々解決する見込みです。現在、賃貸契約手続きのさらなる簡素化を推進すべく、書面交付の電子化に向けた社会実験が行われています。書面交付の電子化が実現すると、郵送の手間は省かれ、賃貸契約手続きをすべてオンラインで完結できるようになるのです。

なお、書面交付の電子化は、2021年以降に実現するとされています。

関連記事:不動産賃貸契約電子化のメリット

まとめ

オンライン環境さえ整っていれば、時間と場所を選ばずに実施できるIT重説。従来よりも手軽に物件契約が行える利便性から、今後も借主・貸主双方からのニーズは高まり、ますます普及が進んでいくと考えられます。

また、不動産業界のIT化はこれに留まりません。将来的には内見から契約までのあらゆるフローがオンライン化され、顧客の利便性アップとともに、賃貸契約業務における負担は大幅に削減されるでしょう。

関連記事:不動産テックとは

記事を書いた人

小泉寿洋
家業の眼鏡店経営、訪問販売会社立ち上げ・運営、司法書士助手等の仕事を経て、1部上場グループに所属する管理会社で賃貸仲介、賃貸管理部門で社員から管理職まで約15年程経験。

その後、空室対策・シニアの住まいに関する総合サービス・不動産・リノベーション工事の会社を仲間と起業・経営。

現在はフリーランスで賃貸経営や終活に関してのコンサルティングやアドバイスを行う。

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2020年10月21日 | Posted in コラム記事 | タグ: , , , Comments Closed 

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