不動産テックの活用で経費削減を図ろう！導入すべき理由も解説

不動産管理会社で経費がかかる主な業務

デジタル化が遅れている不動産業界では、マンパワーに依存した手入力作業も多く、時間を要する非効率的な業務がはびこっています。不動産管理会社も例外ではなく、以下のような手入力業務があります。

• 物件情報の管理・修正
• 入金照合
• 不動産オーナーへの収支報告書の郵送
• 基幹システムへの転記

また、不動産と言えば内見ですが、内見の対応は不動産管理会社の業務に含まれます。内見対応は、現地への往復に時間がかかるため、他業務に割く時間を圧迫します。帰社が遅くなれば残業せざるを得なくなり、従業員の残業代が発生して経費がかさむという悪循環に陥ります。

物件情報の管理・修正業務

不動産管理会社は「集客」のためのツールとして、自社ホームページやポータルサイト、フリーペーパーなどで物件情報を掲載しています。サイトや情報誌ごとに新着物件の入力や既存物件の情報修正を行うことになり、1件の入力に30分以上かかることもあります。管理する物件数が増えれば増えるほど、入力に膨大な時間がかかります。

さらに項目が多いのも特徴で、入力や転記ミスが発生しやすい業務です。入居希望者のほとんどが、HPやフリーペーパーなどで事前に的を絞って問い合わせに来ているため、情報の差異が発覚した場合、クレームに繋がりかねません。

反面、正確に情報提供ができていれば内見の効率化が図れるため、気の抜けない業務です。

入金の照合業務

毎月、確実に家賃が入金されているか、滞納者がいないかといった入金確認も重要な業務です。一口に家賃といえども、日割り計算やフリーレントなどもあるため、簡単ではありません。また、新たな入居者がいる場合には、敷金礼金などの管理も必要になります。

入金の照合は、Excelなどで作成した入居者一覧で過不足がないかを照合します。入居者ごとに「入金日・金額・滞納状況」をExcelに転記していくため時間がかかります。さらに家賃の支払い形態は振込や現金手渡しなど様々なため、ミスが起きやすくなるのは必然です。

賃貸経営や不動産管理会社の主な収入は、毎月の賃料から発生しています。ですので、滞納者がいる場合、対象の部屋は収支上は空室と変わりがなく不利益を被ります。また、滞納が度重なり、明け渡し訴訟などに発展した場合は裁判費用や機会費用の損失などで、空室にしておいた方がマシだったということにもなりかねません。

最悪のケースを避けるためにも、家賃が確実に入金されているかを照合し、滞納している入居者には適切な督促を行い家賃の回収を図ります。

不動産オーナーへの収支報告書の郵送業務

不動産管理会社は、毎月不動産オーナーへ収支報告をする必要があります。収支報告では、「保有物件の稼働状況」や「入居者の家賃支払い結果」、「管理におけるメンテナンス費用」、「修繕工事・退室工事等の費用」などを記載します。項目別にかかった費用を手入力するため、ミスを防ぎ難いところがあり、不動産オーナーとトラブルになる可能性も高いです。

収支報告はまだまだ郵送することも多く、送付先が多くなればなるほど印刷代や切手代が増え、封入に時間がかかります。月一とはいえ作業負担の大きい業務です。

基幹システムへの転記業務

物件や取引先、請求書の管理や契約・解約に関する情報を管理する基幹システムへの転記業務があります。

基幹システムへの転記は手入力が基本となるため、管理する物件が多く、入居者の出入りが激しくなればなるほど膨大な時間を割くことになります。

転記は正確な入力が求められますが、ミスが起きやすく放置されやすいのも事実です。契約や精算する際にミスに気づき、各方面に迷惑をかけるということも少なくないので、転記には細心の注意が求められます。

内見時の対応業務

入居希望者に物件の内見案内をするのも不動産管理会社の仕事です。事前に電話やメールで連絡を取り合ったり、店舗に来店して候補を絞ってから内見をします。内見までの工程を仲介業者が担うこともありますが、内見当日は不動産管理会社の担当者が立ち会い、仕様や設備などの説明をおこなうこともあります。

物件の場所によっては、内見対応だけで1日つぶれてしまうことも珍しくなく、他の業務に影響を与えかねません。時間だけでなく交通費などの経費もかかるため、業務内容の中でも非効率的な業務に分類されるでしょう。

▶︎関連記事：不動産テックによる不動産管理会社の業務効率化とは

不動産管理会社の経費を削減する不動産テックとは？

不動産テックとは、「不動産」×「テクノロジー」の造語です。IT技術を駆使して不動産業界における業務効率化や新たなサービスを生み出す流れの総称のことを指します。不動産業界では、旧来の商習慣が根強く、デジタル化の遅れや情報の不透明性が問題視されてきました。不動産業界が抱えていた問題をテクノロジーの力で解決しようとする仕組みが不動産テックなのです。

また、不動産テックには、仲介・管理業務の効率化はもちろん、VRやAIなどの最新技術を使用した顧客体験も含まれます。そのため、不動産管理会社だけでなく、入居希望者や不動産オーナーにも大きなメリットがあるといえるでしょう。

しかし、NTT DATAの調査によれば、不動産テックの現状の認知度は3.9%とほとんどの人が知らない状況です。さらに、不動産テックのような新たな潮流に対して、約7割の不動産関連企業が危機感を感じており、思うように推進されていません。

しかし、アメリカや中国での市場規模拡大の流れを受け、国内でも新たなサービスやビジネスが続々と生み出されています。日本でも2015年度には2,481億円だった市場規模が、2020年度には約2.5倍の6,267億円に拡大することが予想されており、今後さらなる成長が見込まれています。

不動産管理会社が不動産テックを導入すべき理由

不動産管理会社が不動産テックを導入すべき理由は、業務の「効率化」が挙げられます。

不動産管理会社の業務は、物件確認や入金照合、入居者やオーナーへの連絡業務などとにかく時間を要するものばかりです。不動産テックで展開されているサービスを導入することで、業務効率化が図れ、時間帯効果を高めることが可能です。

また、物件保有数が豊富な不動産管理会社で起こりやすいのが人的ミスです。不動産テックで業務を自動化すれば人的ミスも減らせるため、不動産管理会社にとって導入するメリットは大きいです。

物件確認作業の自動化で他業務に集中できる

1日に何度もおこなわれる物件確認ですが、管理業務支援を行う不動産テックサービスを取り入れ、問い合わせ対応を自動応対化すれば業務負担とコストの削減に繋がります。

物件確認作業の約60％を自動対応してくれるサービスが多く、導入すれば物件確認に取られていた時間を他業務に使うことができ、大きな業務効率化を図ることができるでしょう。導入後は物件データの登録が必要ですが、登録はファイルアップロードで一括登録ができることが多く、ほとんどの場合5分程度で完了します。

さらに従来であれば、不動産管理会社の営業時間内でしか受け付けられなかった物件確認も、24時間365日休まず応対できます。自動で図面を送信してくれたり、内見予約を受付してくれたりと集客力アップに繋がる可能性も秘めています。

また、問い合わせの数や電話をしてきた仲介業者の情報、時間ごとの反響をデータ化することにより、業務分析に反映して戦略を練ることもできます。

物件確認作業の人的ミスを減らせる

不動産テックによって物件確認を自動応対できるようになれば、人的ミスの軽減につながります。

物件確認の主な手段は電話かFAXです。電話であれば聞き間違い、FAXであれば見間違いなどで誤情報を仲介業者に渡してしまうリスクもあるでしょう。

不動産テックを導入すれば、登録された物件データを元に自動応答するため、入力ミスがない限り仲介業者に誤情報を伝えるミスは避けられます。仲介業者とのトラブル防止にも一役買ってくれるでしょう。

入金の照合作業を簡素化できる

不動産テックの中には入金管理を簡素化するサービスの展開もあります。家賃等の振込入金・口座振替・現金など、入金データや領収書の発行を用いて、様々な入金方法に対応する自動マッチングを可能にしています。

入出金は一覧で管理ができるため、滞納者や過不足金などが一目でわかり、業務効率に大きく貢献します。さらにファームバンキング（※）を利用すれば、不動産テックのサービス上で入金確認をおこなえ、銀行に行く手間も省けます。

サービスによっては自動消込も可能で、Excelや紙ベースで管理するよりも人的ミスを減らすことができます。

（※）銀行などの金融期間と法人顧客のコンピュータシステムを接続する便利なシステムのこと。

入居者・不動産オーナーへの連絡業務を効率化できる

オーナーへの収支報告書や入居者への督促状を簡単に発行できるので効率的です。

特にオーナーへの収支報告書は毎月発行する定例業務です。サービスの中にはオーナー側にもアプリを導入して、連携させることも可能です。収支報告を紙で発行する必要がなくなるのでコスト削減に繋がる上に、面倒な封入・郵送作業を省力化できます。

入金消込が終わったら、滞納者を簡単にピックアップできるようになっており、同時に督促状等の発行もおこなえます。さらに電話での督促履歴を残すこともできるので、ダブりで督促をして入居者に不愉快な思いをさせることもありません。

不動産テック導入時の注意点

メリットの多い不動産テックですが、導入する場合には以下の注意点があります。

• 仲介業者や不動産オーナーへの説明
• サービスのサポート内容を確認

慣れ親しんだものから新なサービスを導入する際は、反発が起きやすいものです。特にデジタル化が遅れている不動産業界であれば、社内外で反発が起こる可能性があることは想像に難くないはずです。

不動産テック導入後には、ツールを使いこなすまでは社内の混乱を招く可能性があるため、スムーズに移行できるようサポート体制も確認しておきましょう。

仲介業者や不動産オーナーが納得してくれない場合もある

不動産業界は「時代遅れ」と揶揄されるほど、アナログ体質の業務が問題視されています。不動産テックが話題になった理由も、デジタル化の遅れに由来しており、業界内や業界に関わる不動産オーナーも古い考えをもっている人が多くいます。そのため、不動産テックを導入してデジタル化を図る際には、反対意見が出る可能性も考えられるでしょう。

そのため不動産テック導入前には、仲介業者や不動産オーナーにデジタル推進の意図を知らせることが大切です。物件確認にかかる時間短縮や人的ミスが減ること、業務効率を図ることにより、入居者が増える可能性があることなどのメリットを用いて理解を促しましょう。

サポート体制がしっかりしているかどうかを確認

不動産業界の古い体制におけるアナログ慣れの弊害として、不動産テック導入時に社内で混乱が起きることも考えられます。特にデジタル化から遅れを取っている年代からは、アレルギー反応を起こされるかもしれません。

社内混乱を避け、少しでもスムーズにデジタル化するためにも、サポート体制の確認は重要事項となります。サービスによっては「初回サポートは無料。以降は月額○○円」といったこともあり得るので、導入時には必ず確認・検討しておきたい点です。

まとめ

不動産テック導入のメリットは「効率化」です。従来であれば、手と足を動かして地道にこなしていた業務を、不動産テックで自動化すれば無駄な時間が減り、残業代の削減も可能です。現在までに300以上のサービスがリリースされており、今後はさらに市場規模の拡大が見込めるため、自社にあったサービスも探しやすくなるでしょう。

現在、不動産テックで解決できそうな問題を抱えているのであれば、積極的に活用してくことをおすすめします。生産性が上がれば業績アップに繋がり、業務におけるジレンマの解消に繋がるでしょう。